人事業務代行（人事アウトソーシング）とは

人事業務代行とは、自社の人事業務を外部の専門企業に委託するサービスです。定型的な業務から専門知識を要する戦略的な業務まで、委託範囲は多岐にわたります。ノンコア業務を外部化し、自社の限られたリソースを事業成長に不可欠なコア業務へ集中させることを主な目的とします。

人事業務代行の概要と位置付け

人事業務代行（人事アウトソーシング）とは、給与計算、勤怠管理、社会保険手続きといった定型業務から、採用、研修、人事制度の構築・運用といった専門性の高い業務まで、企業の人事関連業務を外部の専門機関に委託するサービスを指します。

近年、労働人口の減少、働き方の多様化、頻繁な法改正など、企業を取り巻く環境は複雑性を増しています。このような状況下で、すべての人事業務を自社だけで完結させることは、特に中小企業やスタートアップにとって大きな負担となり得ます。人事業務代行は、こうした課題を解決し、企業が本来注力すべきコア業務に集中するための経営戦略の一環として位置づけられています。

人事業務代行における情報の取り扱い

人事代行サービスでは、従業員の個人情報や給与情報といった機密性の高い情報を取り扱います。そのため、サービスを選定する際には、プライバシーマークやISMS認証の取得状況など、委託先のセキュリティ体制を厳格に確認することが不可欠です。信頼できるパートナーを選ぶことが、安心して業務を委託するための大前提となります。

人事業務代行を検討すべき代表的な5つの状況

以下のような課題やニーズを抱えている場合、人事代行の活用は有効な選択肢となります。具体的なケーススタディを交えて見ていきましょう。

1. 人手不足・属人化

「長年勤めてくれた人事担当者が定年退職。後任はいるが、業務の引継ぎが膨大で、給与計算のようなミスが許されない業務を任せるのが不安だ」
担当者の急な退職や異動で業務が滞ってしまうリスクを抱えている、あるいは特定の従業員しか業務の進め方を知らない「ブラックボックス化」した状態は、事業継続の大きな障壁となります。

2. コスト削減

「月末月初の繁忙期以外は業務が落ち着くため、専任の担当者を一人雇用するのは費用対効果が悪いと感じている」
担当者の採用・育成にかかるコストや、人事関連システムの導入・維持管理費を抑制したい場合に有効です。必要な業務を必要な分だけ委託することで、人件費の固定費を変動費化できます。

3. 法改正への対応

「働き方改革関連法や電子帳簿保存法など、毎年のように法改正があり、自社のリソースだけでは情報収集や実務への落とし込みが追いつかない」
労働関連法規や社会保険制度の改正に迅速かつ正確に対応する専門知識が求められます。コンプライアンス違反のリスクを回避し、健全な企業運営を維持するために活用されます。

4. コア業務への集中

「人事担当者が給与計算や入退社手続きなどの事務作業に追われ、本来注力したい採用戦略の立案や従業員のエンゲージメント向上施策に着手できない」
ルーティンワークから解放されることで、人事戦略の立案や組織開発といった、企業の成長に直結する付加価値の高い業務へリソースを再配分できます。

5. 専門性の確保

「新しい人事評価制度を導入したいが、他社事例や設計ノウハウが社内にない。専門家の知見を借りて、自社に合った制度を構築したい。」
自社にはない専門的な知見やノウハウを活用し、採用力の強化や効果的な人材育成、公平な評価制度の実現を目指す場合に適しています。

人事業務代行で依頼できる主な6つの業務領域

人事代行で委託できる業務は非常に幅広く、状況や規模に応じて必要なサービスを組み合わせて利用することが可能です。

「給与計算」や「社会保険手続き」などは、多くの企業が最初に委託を検討することが多く、「採用」や「人材開発」といった専門性が求められる領域も、外部の知見を活用するメリットが大きい分野です。自社の課題に合わせて、委託する業務の範囲を柔軟に設計することが成功の鍵となります。以下、代表的な業務領域を6つに分けて解説します。

1. 労務

従業員の勤怠管理、給与計算、社会保険（健康保険、厚生年金、雇用保険など）の加入・喪失手続き、年末調整といった、正確性と適時性が求められる定型業務が中心です。法改正の影響を受けやすく専門知識が不可欠なこの領域を委託することで、コンプライアンス違反や手続きの遅延といった事業運営上のリスクを大幅に軽減できます。

2. 採用

母集団形成のための求人媒体の選定・運用、応募者対応、書類選考、面接日程の調整、内定者フォローといった採用活動全般を支援します。採用市場のトレンドは常に変化するため、専門サービスの知見を借りることで、自社だけではリーチできない候補者層へのアプローチや、最新の採用手法を迅速に取り入れることが期待できます。

3. 人材開発・育成

新入社員研修、階層別研修、管理職研修などの各種研修プログラムの企画・運営や、eラーニングシステムの導入・管理などを委託できます。社内で研修プログラムを一から企画・開発するには多大な工数がかかりますが、外部サービスを利用することで、実績のある体系化されたプログラムを低コストかつ短期間で従業員に提供できます。

4. 人事制度・評価

人事評価制度の設計・見直し、評価運用のサポート、賃金テーブルの作成などを支援します。この領域は従業員の納得感が極めて重要になります。その点で代行サービスは、内部のしがらみにとらわれない客観的な第三者の視点を取り入れることで、公平性と透明性の高い制度を構築しやすくなります。

5. 人事管理・アドミン

入退社手続き、身上異動の管理、福利厚生制度の運用、各種証明書の発行といった、人事に関する事務手続き全般を指します。これらの定型業務のプロセスを専門業者によって標準化・効率化することで、人事担当者の負担を軽減するだけでなく、従業員への対応品質とスピードを向上させ、従業員満足度の向上につなげることも期待できます。

6. システム・運用基盤

勤怠管理システムや給与計算システムなど、人事関連システムの導入支援や運用代行を行います。多様なHRテクノロジーの中から自社に最適なものを選び出すのは困難ですが、専門サービスの支援を受けることで、自社だけでは難しい既存システムとの連携性や将来の拡張性まで考慮した、最適なIT環境を構築することができます。

人事業務をアウトソーシングする6つのメリット

人事業務のアウトソーシングは、単なる「業務の外部委託」ではなく、「経営資源の最適化」という視点で捉えることもできます。外部の専門家に業務を任せることで、企業がどのような経営効果を得られるのか、その具体的なメリットを一つひとつ見ていきましょう。

1. 人件費と管理コストの削減

人事業務のために専門の担当者を採用・育成するには多くのコストがかかります。アウトソーシングを活用すれば、必要な業務を必要な分だけ委託できるため、人件費を固定費から変動費へと転換できます。また、自社で高価な給与計算システムや勤怠管理システムを導入・維持する必要がなくなり、システム関連のコストも削減可能です。

2. 人員不足の解決

「人事担当者が急に退職してしまった」「事業拡大に伴い人事業務が増加したが、採用が追いつかない」といった人員不足の問題を迅速に解決できます。特に、専門スキルを持つ人材の採用が難しい定型業務や労務管理において、外部の専門スタッフに業務を任せることで、安定した業務遂行体制を構築できます。

3. コア業務への注力

給与計算や社会保険手続きといった定型業務にかかっていた時間と労力を、より戦略的で付加価値の高いコア業務に再配分できます。例えば、人事担当者は採用戦略の立案、人材育成計画の策定、従業員エンゲージメントの向上といった、企業の成長に直接貢献する業務に集中できるようになります。

4. 法改正への対応強化

労働関連法規や社会保険制度は頻繁に改正が行われるため、常に最新の情報を収集し、正確に対応し続けるには専門知識が不可欠です。アウトソーシングサービスは法改正の専門家でもあるため、コンプライアンスを遵守した適切な業務運用が保証されます。これにより、企業は法改正への対応漏れといったリスクを回避できます。

5. セキュリティ対策の向上

多くの人事代行サービスは、個人情報などの機密情報を安全に取り扱うため、堅牢なセキュリティ体制を構築しています。プライバシーマークやISMS認証などを取得している専門企業に委託することで、自社で同レベルのセキュリティ環境を構築するよりも、結果的に情報セキュリティの向上につながる場合があります。

6. 専門ノウハウの獲得

外部の専門家から、自社にはない人事関連の知識やノウハウを獲得できる点も大きなメリットです。最新の採用市場の動向、効果的な研修プログラムの設計、業務プロセスの効率化、さらには客観的な視点に基づいた人事戦略の見直しなど、多様な知見を得ることで、自社の人事部門全体の機能強化を図ることができます。

人事業務をアウトソースする5つのデメリット

多くのメリットがある一方で、アウトソーシングにはデメリットも存在します。ただし、下記で挙げるデメリットは、委託先を慎重に選定したり、契約内容を工夫したりすることで、リスクをある程度コントロールすることが可能です。デメリットを把握して、適切に対応できるように準備しましょう。

1. 想定以上の費用負担

委託する業務範囲やカスタマイズの要求によっては、内製化するよりもコストが割高になる可能性があります。特に、イレギュラーな対応を頻繁に依頼すると追加料金が発生し、想定以上の費用負担につながるケースがあるため、契約前にサービス範囲と料金体系を詳細に確認する必要があります。

2. 情報漏洩リスク

従業員の個人情報や給与といった機密情報を外部企業と共有するため、情報漏洩のリスクは常に伴います。委託先企業のセキュリティ体制が強固であるかを、プライバシーマークの有無や情報管理の方法などを通じて慎重に見極めることが極めて重要です。

3. 対応の柔軟性や迅速性の課題

業務プロセスが標準化されているため、急な仕様変更や個別のイレギュラー対応を依頼した場合、社内で対応するほどの柔軟性や迅速さが得られないことがあります。緊急性の高い業務や、頻繁に独自ルールでの対応が必要な業務の委託は、慎重に検討すべきでしょう。

4. 独自文化や価値観の共有コスト

外部の事業者は、自社の組織文化や従業員の価値観、暗黙のルールなどを深く理解しているわけではありません。これらの背景を共有し、認識を合わせるためのコミュニケーションコストが発生する場合があります。特に、従業員との直接的なコミュニケーションを要する業務では、この点が課題となる可能性があります。

5. 社内にノウハウが蓄積しにくい

業務プロセス全体を外部に委託してしまうと、関連する実務知識やトラブル対応の経験などが社内に蓄積されにくくなります。将来的に業務を内製化に戻す可能性がある場合や、戦略的に人事業務のノウハウを社内に保持したい場合は、業務の丸投げは避け、委託先と連携して業務を管理する体制を築くことが重要です。

人事業務代行サービスの費用相場

人事業務代行の費用は、委託する業務範囲、企業の従業員数、そして依頼するサービス会社によって大きく変動します。そのため、ここで示す費用相場はあくまで一般的な目安とし、正確な料金は必ず個別の見積もりで確認することが重要です。

料金モデル 4つのタイプ

人事代行サービスの料金モデルは、提供されるサービス内容に応じて主に以下の4つのタイプに分類されます。

費用決定の4つの要件

最終的な費用は、主に以下の要件の組み合わせによって決まります。見積もりを依頼する際は、これらの要件を自社で整理しておくとスムーズです。

人事業務代行サービスの選び方 5つの視点

自社に最適な人事代行サービスを選ぶことは、アウトソーシングを成功させるための最も重要なステップです。数多くのサービスの中から、信頼できるパートナーを見つけるために、以下の5つの視点から比較検討しましょう。

1. 実績・専門性

まず、自社が委託したい業務領域における実績が豊富かを確認します。 特に、自社と同じ業界や企業規模のクライアントを支援した実績があるかは重要な判断材料となります。 また、社会保険労務士などの専門家が在籍しているかどうかも、サービスの専門性を測る上で有効な指標です。

2. 体制・コミュニケーション

業務を円滑に進めるためには、委託先の担当者とのスムーズなコミュニケーションが不可欠です。報告・連絡・相談の頻度や方法、トラブル発生時の対応フローなどを事前に確認しましょう。 また、自社の従業員からの問い合わせに直接対応してくれるのか、その対応範囲も確認しておくと安心です。

3. セキュリティ・再委託管理

従業員の個人情報という機密情報を預けるため、セキュリティ体制の確認は必須です。 プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証を取得しているかは、客観的な判断基準の一つとなります。また、委託した業務がさらに別の会社へ再委託される可能性があるか、その場合の管理体制はどうなっているのかも必ず確認しましょう。

4. システム連携・適合性

現在自社で利用している勤怠管理システムや給与計算システムがある場合、それらとスムーズに連携できるかは業務効率に大きく影響します。 委託先が特定のシステムの利用を前提としている場合もあるため、対応可能なシステムやデータ連携の方法を事前に確認することが重要です。

5. 契約範囲・責任分界

「どこからどこまでの業務を、どのような品質で担当してくれるのか」を契約前に明確に定義することが、後のトラブルを防ぐ鍵となります。見積書や契約書で、具体的な作業項目、成果物（アウトプット）、納期、そして問題が発生した際の責任の所在が明記されているかをしっかりと確認しましょう。

おすすめの人事業務代行サービス10選

1. Remoba労務

Remoba労務は、勤怠管理から給与計算、入社・退社手続きといった煩雑な業務を引き受けます。オンラインワーカーが労務管理クラウドサービスを活用して、情報収集を効率化し、組織全体の業務を効率化します。また、社労士が対応しきれない勤怠アラートや資料回収にも幅広く対応します。経営者や人事担当者は会社の組織作りや採用、報酬設計等のより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

参考：https://remoba.biz/hr

2. FOC人事アウトソーシング

FOC人事アウトソーシングは、人事・総務・経理を始めとした管理部門の総合アウトソーサーで、30年 1,000社の実績があります。給与/賞与計算・年末調整・住民税処理から、労務管理、企業型確定拠出年金の導入支援まで、アウトソーシングサービスを幅広く提供しています。また、勤怠管理（就業管理）、明細配布等の管理、人事管理などの、給与計算の周辺業務をシステム化したシンプルで使いやすいシステム「SMARTLINK」を提供します。

参考：https://www.noc-net.co.jp/jinji/

3. StepBase

StepBaseは、パーソルビジネスプロセスデザインが提供するオンライン業務代行サービスです。従来型の派遣・業務委託よりも「簡単に」「素早く」スタートでき「高品質な」業務支援ができます。StepBaseは、マニュアル・業務手順書は不要で、お客様の負担なく申込から最短24時間で業務を開始できます。また、お客様へのご支援の際に作成した業務手順・ノウハウはそのままご提供します。内製化を見据えた活用も可能です。

参考：https://step-base.jp/

4. BackofficeForce

BackofficeForceは、バックオフィスのオペレーションを 全て託せるサービスです。専門分野である経理業務の他、振込業務、給与計算、請求書関連など、柔軟に幅広く対応します。お客様の課題・ご要望に合わせて専門チームを組成し、使用システムも制約はありません。また、業務量、繁忙期・閑散期によってプランは毎月変更できます。契約期間は2ヶ月から可能で、初めてアウトソースをご利用する企業様にも導入しやすい契約です。

参考：https://backofficeforce.jp/backofficeforce/

5. JOE

株式会社JOE（ジェイオーイー）は、さくら情報システムグループの人事給与アウトソーシング専業会社です。従業員数は数十名から数万人規模まで、あらゆる業種・業態やさまざまな勤務形態のお客様との取引実績は960社、多くの企業様の人事給与業務の業務効率化をサポートしています。JOEではお客様ごとの担当制のため、貴社の人事給与規程に応じて、また、独自のルールや制度にも柔軟に対応可能です。

参考：https://www.joe-hr.com/

6. まるごと管理部 労務プラン

まるごと管理部 労務プランは、1ヶ月単位でプロに任せられる、人事労務のサブスクリプションサービスです。ご支援にあたり導入システムの指定はありません。貴社の体制を変えることなくサポート可能です。業務状況に合ったシステムの提案・導入支援もいたします。依頼時にマニュアルがなくてもOK！マニュアル作成もおこない、属人化を排除し、効率化を実現します。業務フロー設計から実務・改善まで、ワンストップでお任せください。

参考：https://marugotoinc.jp/roumu/

7. COMIT HR

COMIT HRのクラウド人事アウトソーシングは、給与計算業務をベースに、勤怠管理、社会保険、従業員問い合わせ対応など、アウトソースしたい業務を組み合わせることができます。お客様独自の給与規定や就業規則に合わせた柔軟な対応、組織規模、委託ポリシー、委託範囲に従ってサービス体制を構築します。また、グループ会社ごとに異なる勤怠管理、賞与金額・退職金額の算出等もまとめてアウトソースすることができます。

参考：https://www.comit-hr.jp/

8. freee人事労務アウトソース

freee人事労務アウトソースは、入退社手続きや身上変更といった人事管理から月次給与計算や年末調整まで人事労務担当者のあらゆる業務をまるっとプロに任せられる安心の外部委託サービスです。クラウド完結のfreeeは、サーバーやソフトウェアの購入が不要なため、低価格ですぐに利用できるのが魅力。自動で最新の状態にアップデートも行われ、法改正や新機能の追加に伴う保守の手間も省けます。

参考：https://www.freee.co.jp/bpaas/hr/

9. Bricks&UK

社会保険労務士事務所Bricks&UKの労務アウトソーシングは、一般的なアウトソーシングサービスよりもさらに対応できる業務を広げ、労務に関する雑務を大幅削減します。人事制度設計や採用計画などのコア業務に集中できる体制をサポートします。ミスの軽減やスピーディーな対応において利便性に優れた、給与計算代行やクラウドサービスと同様のサービスを提供しながら、人が対応する柔軟さを活かした付加価値のあるサービスを提供します。

参考：https://jinji-outsourcing.com/

10. CORNER

コーナーは、人事領域に特化したパラレルワーカーと企業をつなぐシェアリングサービスです。プロフェッショナル人材は1万人以上の登録があり、スタートアップCHROや大手企業での人事担当者など経験豊富な人材が登録しています。週1日だけや、採用・人事制度設計など課題やご状況に合わせて最適な人材におまかせできます。コーナーでは専任のコンサルタントがプロジェクト中、間に立ち、成功までの支援をいたします。

参考：https://pws.corner-inc.co.jp/service-company/

人事業務代行サービス利用前の準備

人事業務代行サービスを効果的に活用し、導入後の「こんなはずではなかった」というミスマッチを防ぐためには、事前の準備が極めて重要です。委託先の選定を始める前に、自社の状況を整理し、アウトソーシングの目的を明確にしておきましょう。

現場業務の棚卸し

まず、現在の人事業務の全体像を可視化します。「誰が」「何を」「どのくらいの時間をかけて」行っているのかを具体的に洗い出しましょう。給与計算、勤怠管理、入退社手続きといった各業務のフロー、使用しているツール、そして潜在的な課題（業務の属人化、非効率な作業など）を客観的に把握することが、委託する業務範囲を正確に決定するための第一歩となります。

必要な成果の明確化

次に、「なぜアウトソーシングするのか」「導入によって何を実現したいのか」という目的とゴールを明確にします。たとえば、「月末の残業時間を〇〇時間削減する」「担当者がコア業務に使う時間を〇〇%増やす」「手続きのミスをゼロにする」といった、定性的・定量的な目標を設定します。この「必要な成果」が明確であるほど、委託先との間で目的意識を共有しやすくなり、成果の評価も的確に行えるようになります。

データ・システム前提の確認

現在社内で使用している勤怠管理システムや労務管理ソフト、従業員データの管理方法などを確認しておきましょう。委託先サービスが自社の既存システムと連携できるか、あるいはデータ移行がスムーズに行えるかは、導入後の業務効率を大きく左右します。どのような形式でデータを保有しているか、システム間の連携（API連携など）は可能かといったIT面の前提を整理しておくことが重要です。

社内体制の整理

アウトソーシングを導入した後、社内の誰が委託先との窓口（メイン担当者）になるのかを決め、責任の所在を明確にしておく必要があります。また、委託する業務と社内に残す業務の切り分けや、担当者の役割変更について、関係者間で事前に合意形成を図っておくことも大切です。円滑な情報共有のルールや連携体制を整えておくことで、スムーズな導入と安定した運用が実現します。

まとめ

本記事では、人事代行（人事アウトソーシング）の概要から、依頼できる業務範囲、メリット・デメリット、費用相場、そして失敗しないための選び方までを網羅的に解説しました。

人事業務の代行を外部に委託することは、単なる業務効率化の手段ではありません。人手不足や業務の属人化といった喫緊の課題を解決し、法改正へ確実に対応しながら、企業が本来注力すべきコア業務へとリソースを再配分するための重要な経営戦略です。
もちろん、情報漏洩のリスクや社内にノウハウが蓄積しにくいといったデメリットも存在しますが、これらは信頼できるパートナーを慎重に選び、委託範囲を明確にすることで十分に管理することが可能です。

この記事を参考に、まずは自社の人事業務を棚卸しして、「どの業務に、どれくらいの時間を費やしているのか」「最も大きな課題は何か」を明確にすることから始めてみてください。その上で、本記事で解説した選び方のポイントを参考に複数のサービス会社の情報を収集し、自社の成長を共に目指せる最適なパートナーを見つけてください。

人事業務代行サービスを検討する際のFAQ

Q. 中小企業やスタートアップでも、人事代行サービスは利用できますか？

はい、利用できます。むしろ、人事専任の担当者を置くのが難しい中小企業やスタートアップこそ、人事代行を活用するメリットは大きいと言えます。多くのサービスでは、企業の規模に応じて柔軟に利用できるプランが用意されています。まずは給与計算や社会保険手続きといった、最低限必要な業務から委託してみるのがおすすめです。

Q. アウトソーシング後も、社内に人事担当者は必要ですか？

はい、必要です。アウトソーシング後、社内の人事担当者の役割は、定型的な事務作業から、より戦略的な業務へとシフトします。具体的には、委託先パートナーとの連携・管理、経営層への報告、そして「組織文化の醸成」や「従業員エンゲージメントの向上」といった、外部には委託できないコア業務に注力することが求められます。

Q. 依頼する業務範囲は、どのように決めればよいですか？

まずは、自社で最も課題となっている業務や、特定の担当者に依存している業務（属人化している業務）から検討を始めるのがよいでしょう。
たとえば、「給与計算に毎月多くの時間がかかっている」「採用業務が忙しく、他の業務が滞っている」といった具体的な課題を洗い出し、その解決に必要な範囲を委託するのが効果的です。多くの代行会社が無料相談を受け付けているため、専門家のアドバイスを受けながら委託範囲を決めていくことも可能です。