データで見る人事の「説明業務」が抱える3つの課題

なぜ、これほど多くの人事担当者が「説明疲れ」を感じているのでしょうか。調査結果からは、大きく分けて3つの構造的な課題が浮かび上がってきました。

課題1：想像以上に重い業務負荷

まず、説明業務にかかる時間と手間、つまり業務負荷そのものが非常に大きいという課題です。

今回の調査で「説明や情報提供にかける時間・手間はどの程度ですか？」と尋ねたところ、「非常に負担が大きい」(29.2%)と「やや負担を感じる」(53.1%)を合わせると、実に82.3%の担当者が業務負荷を実感していることが明らかになりました。これは「説明疲れ」を感じたことがある人の割合と完全に一致しており、負担の大きさが疲弊に直結している状況が見て取れます。

特に負担が大きい業務として、採用領域では「採用候補者への会社紹介・カルチャー紹介」、社内領域では「オンボーディング」や「評価制度・キャリアパスの説明」が挙げられました。これらは、企業の魅力や重要なルールを伝える根幹的な業務でありながら、担当者に重い負荷を強いているのです。

課題2：担当者によって伝わり方が変わる「属人化」のリスク

次に深刻なのが、説明が個人のスキルや経験に依存してしまう「属人化」の問題です。
「人によって説明した内容の伝わり方が変わると感じたことはありますか？」という質問に対し、「よくある」(30.4%)と「ときどきある」(58.7%)を合わせ、約9割もの人事担当者が、説明品質のばらつきを実感していました。

特に、採用候補者への会社紹介やカルチャー紹介、そして新入社員のオンボーディングといった、企業の第一印象やその後の定着に大きく影響する初期接点の業務で、この属人化が起きやすい傾向にあります。担当者Aさんの説明は分かりやすいけれど、Bさんの説明では重要な点が伝わらない、といった事態は、候補者の入社意欲の低下や、社員のエンゲージメント阻害に直結しかねない、見過ごせないリスクなのです。

課題3：「伝えたつもり」が引き起こす認識のズレ

そして3つ目は、説明する側と受け取る側との間に生じる「認識のズレ」です。調査では、83.6%もの担当者が「説明した内容が、十分に理解されていなかったと感じたことがある」と回答しています。これは、担当者が「伝えたつもり」でいても、相手には正しく「伝わっていなかった」というコミュニケーションの失敗が、日常的に発生していることを示しています。

さらに問題を根深くしているのが、そもそも約4割の担当者が、説明相手の理解度を把握する明確な方法を「持っていない」または「わからない」と回答している点です。これでは、認識のズレが発生していること自体に気づくことすらできません。採用面でのミスマッチや、社内制度の誤解によるトラブルなど、この「見えないズレ」が後々大きな問題に発展するケースも少なくないでしょう。

なぜ人事の「説明業務」は大変なのか？

これらの課題は、なぜ発生してしまうのでしょうか。その原因を深掘りすると、人事業務特有の性質が見えてきます。

第一に、繰り返し発生する定型的な説明が多いことです。会社概要や選考フロー、福利厚生といった内容は、相手が変われど説明する骨子は同じです。しかし、その都度、担当者が口頭で説明していては、膨大な時間と労力が奪われてしまいます。

第二に、評価制度やキャリアパスのように、情報が複雑で誤解を招きやすいという性質があります。これらの情報は従業員のキャリアや生活に直結するため、極めて高い正確性が求められます。少しの言い間違いや解釈の差が、不信感や不公平感を生む火種になりかねません。

そして第三に、説明する相手の知識レベルや関心事が多様である点も、業務を難しくしています。例えば、候補者、新入社員、異動者、既存社員では、求める情報や理解の前提が全く異なります。全ての相手に完璧に合わせようとすれば、担当者の負担は際限なく増大します。

こうした複雑で多岐にわたる説明業務を、個人のスキルや経験則といった「属人的な努力」だけで乗り切ろうとすることに、構造的な限界がきているのです。

明日からできる！説明業務を「仕組み化」する3つのステップ

では、この負のスパイラルから抜け出すにはどうすればよいのでしょうか。必要なのは、個人の頑張りに頼るのではなく、業務そのものを「仕組み化」するという発想の転換です。ここでは、明日から取り組める3つのステップをご紹介します。

Step 1｜「どの説明が大変か」を可視化する

まずは、何に困っているのかを正確に把握することから始めます。あなたの部署で「何度も同じ説明をしている業務」や「誤解が生じやすい業務」は何かを具体的に洗い出してみましょう。調査結果からも明らかなように、負担の大きい業務は特定の領域に集中する傾向があります。採用、オンボーディング、制度説明など、領域ごとに課題をリストアップし、最も改善効果が高い業務はどれか、優先順位を付けることが仕組み化への第一歩です。

Step 2｜「伝え方」を標準化する

次に、特定した業務の「伝え方」そのものにメスを入れます。これは担当者のスキルアップを求めるのではなく、「何を、どの順番で、どのように伝えるか」という説明のプロセスをルール化・テンプレート化することです。

例えば、よくある質問をまとめたFAQサイトを作成する、説明手順を明記したマニュアルを整備するといった方法が考えられます。これにより、誰が担当しても、伝えるべき情報が抜け漏れなく、同じ品質で提供されるようになります。属人化を防ぎ、情報の伝達レベルを組織全体で底上げする重要なステップです。

Step 3｜「人が説明しない」仕組みを取り入れる

そして最終ステップは、定型的な説明業務を「人が話す」から「仕組みで伝える」へと大胆にシフトさせることです。特に、複雑な制度説明や手順の解説など、正確性が求められる一方で繰り返し発生する業務は、この仕組み化の効果が絶大です。

この「仕組み」の最も強力な選択肢となるのが、テクノロジーの活用です。企業の規模に関わらず、一度仕組みを構築すれば、人事担当者は煩雑な繰り返し業務から解放され、より創造的で戦略的なコア業務に集中できるようになります。

インタラクティブ動画の活用で「説明業務」はここまで変わる

「人が説明しない仕組み」を構築する上で、今最も注目されているのが「インタラクティブ動画」の活用です。今回の調査でも、実に92.5%の人事担当者が、今後の業務に動画やインタラクティブコンテンツを活用してみたいと回答しており、その期待の高さがうかがえます。

特に活用ニーズが高かったのは、「カジュアル面談・一次面接の代替」(47.2%)や「採用候補者向けの会社紹介・選考説明」(37.6%)といった採用の初期接点でした。動画であれば、時間や場所を問わず、企業の魅力を常に最高のクオリティで候補者に届けることが可能です。

ここで重要なのは、単に説明を録画しただけの「一方通行な動画」で終わらせないことです。弊社が提供する「LOOV」のような「対話型（インタラクティブ）動画」は、視聴者が動画の途中で選択肢をクリックすることで、自分の知りたい情報へと進むことができます。

例えば、会社紹介動画の中で「エンジニア職の働き方」「営業職のキャリアパス」といった選択肢を提示し、視聴者自身が興味のあるコンテンツを選べるようにするのです。これにより、受け手は自分事として情報をインプットするため、理解度が格段に向上します。

さらに、誰がどのコンテンツをどこまで視聴したかといったデータを取得できるため、「伝わったかどうか」を可視化し、フォローが必要な相手を特定することも可能です。これは、多くの担当者が課題としていた「相手の理解度把握」に対する直接的な解決策となります。

動画制作というと、専門スキルや高いコストを懸念する声も聞かれますが、近年ではテンプレートを活用して最短15分で作成できるようなツールも登場しています。一度作成すれば半永久的に活用でき、人件費という観点で見れば、長期的に大きなコスト削減に繋がるのです。

まとめ｜「伝える」から「伝わる」へ、戦略的人事の第一歩

本記事では、LOOVの調査結果を基に、人事業務における「説明」の課題と、その解決策を解説しました。多くの人事担当者が感じている「説明疲れ」は、個人の問題ではなく、業務の進め方に起因する構造的な課題です。そして、その解決の鍵は、属人化した頑張りから脱却し、「仕組み」によって業務を標準化・自動化することにあります。

説明業務の効率化は、単なる時間やコストの削減に留まりません。それによって生み出された貴重な時間を、人事担当者でなければできない、社員一人ひとりと向き合う面談や、組織の未来を創る戦略的な施策の立案に充てることができるようになります。

定型的な「伝える」作業は仕組みに任せ、人はより付加価値の高い対話に集中する。このメリハリこそが、従業員エンゲージメントを高め、これからの時代に求められる戦略的人事の姿ではないでしょうか。

まずはあなたのチームの「説明業務」を見直すことから、その第一歩を踏み出してみませんか。

よくある質問と回答

Q. 中小企業で人事担当も1人です。そこまで説明業務は多くないのですが、対策は必要ですか？

企業規模に関わらず、対策を検討する価値は十分にあります。調査データが示すように、説明業務の課題は「量」だけでなく、担当者によるバラつき（属人化）や「伝えたつもりのズレ」といった「質」の側面にも存在します。むしろ、リソースが限られている中小企業こそ、人事担当者がコア業務に集中できる環境を作ることが不可欠です。重要な会社説明やオンボーディングといった業務を仕組み化することで、1人でも安定して質の高い情報提供が可能になり、生産性が大きく向上します。

Q. 動画が良いのは分かりますが、制作スキルも時間もありません。結局コストがかかるのではないでしょうか？

今までは動画制作に専門スキルや高いコストが必要でしたが、現在は状況が大きく変わっています。「LOOV」のようなサービスを使えば、専門知識がなくても、最短15分程度でテンプレートを基に対話型の動画を作成できます。一度作成すれば、その動画が24時間365日、担当者の代わりに説明業務を自動で行ってくれます。長期的に見れば、説明業務にかけていた人件費という見えないコストを大幅に削減できるため、費用対効果は非常に高いと言えます。

Q. 説明を自動化すると、候補者や社員との関係が希薄になりませんか？

重要なのは「すべてを自動化する」のではなく、「自動化すべき業務と、人が直接向き合うべき業務を切り分ける」ことです。誰が伝えても同じ定型的な説明（福利厚生や社内ツールの使い方など）は仕組みに任せ、それによって創出された時間で、候補者の個別相談に乗ったり、社員のキャリア面談を行ったりと、「その人でなければできない対話」に時間を使いましょう。これにより、コミュニケーションの「量」ではなく「質」が向上し、結果としてエンゲージメントはむしろ高まります。