会議DXとは何か？

会議DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、単に会議をオンラインで開催すること（Web会議化）ではありません。デジタル技術とデータを活用して、会議の「準備・実施・記録・活用」というプロセス全体を変革し、組織の生産性と意思決定の質を根本から向上させる取り組みのことです。多くの企業が陥りがちな誤解は、ITツールを入れることがゴールだと考えてしまう点にあります。しかし、それは手段に過ぎません。

「会議のデジタル化」と「会議DX」の違い

この違いを正しく理解するために、「デジタイゼーション（Digitization）」と「デジタルトランスフォーメーション（DX）」の違いを会議の文脈で考えてみましょう。デジタイゼーションとは、アナログな作業をデジタルに置き換えることです。例えば、ホワイトボードを電子黒板にする、紙の資料をPDFにする、対面会議をZoomにする、といった変化がこれに当たります。これらは確かに便利ですが、会議の進め方そのものは変わっていません。

一方でDXとは、デジタル化されたデータを活用して、業務プロセスや価値そのものを変えることを指します。会議DXの文脈で言えば、AIがリアルタイムで議事録を作成して要約を行うことで人が記録作業から解放されたり、会議中の発言データが分析されて次の戦略立案に活用されたり、あるいは非同期コミュニケーション（チャットなど）との融合によって「そもそも会議を開かずに意思決定が完了する」状態を作ることまでが含まれます。

デジタルツール導入だけでは「DX」とはいえない理由

もしあなたの会社が高機能な会議システムを導入していても、「事前に資料を読み込んでこない」「会議の目的が曖昧なまま始まる」「決定事項が何かわからないまま終わる」といった状態が続いているならば、それはDXとは呼べません。DXの本質はトランスフォーメーション（変革）にあります。

ツールを導入することで、これまで不可能だった「全会議のテキストデータ化」や「参加者ごとの発言量分析」などが可能になります。これらのデータを武器に、これまでの慣習的な会議のルールや文化を破壊し、再構築することこそが会議DXの真の姿です。ツールはあくまで、この変革を起こすための触媒でしかないのです。

なぜ今、「会議DX」が経営課題なのか

かつて会議の効率化は、現場レベルの業務改善（カイゼン）のテーマとして語られることが一般的でした。しかし現在、会議DXは企業の生存戦略に関わる「経営課題」へとシフトしています。その背景には、日本企業を取り巻く構造的な変化と、会議という業務が持つ特殊性が関係しています。

日本企業の生産性を下げる「会議のブラックボックス化」

経営視点で見たとき、会議は企業活動の中で最もコストがかかる業務の一つです。管理職や社員の時給換算コストと参加人数、そして拘束時間を掛け合わせると、1回の定例会議に数万円から数十万円のコストが発生していることは珍しくありません。しかし、その投資に見合う成果（アウトプット）が出ているかを測定できている企業は極めて稀です。

会議室（またはWeb会議）という密室で行われる議論は、参加者以外には内容が見えない「ブラックボックス」になりがちです。どのようなプロセスで意思決定がなされたのか、あるいはなぜ決定が先送りされたのかがデータとして残らないため、経営層は組織の意思決定能力を検証・改善することができません。この不透明さが、意思決定の遅れや責任の所在不明を招いています。

会議DXによって、このブラックボックスを開放し、プロセスを可視化することは、組織全体のガバナンスと生産性向上に直結するのです。

背景にある労働力不足と働き方改革の推進

さらに、少子高齢化による労働力不足は深刻であり、「集まって長時間議論する」という贅沢な時間の使い方は許されなくなり、長時間労働に依存した働き方はもはや維持できません。限られた労働時間の中で成果を出し続けるためには、業務時間の大きな割合を占める「会議」の生産性を抜本的に見直す必要があります。

また、働き方改革やリモートワークの定着は新たな課題も浮き彫りにしました。「会議室に集まるメンバー」と「オンライン参加者」が混在するハイブリッド環境で、情報の非対称性が生まれているのです。会議室側の空気感だけで議論が進んでしまい、リモート参加者が発言のタイミングを逃すことで「発言の偏り」が生じ、議論が活性化しないまま終了するというケースが増えています。会議の生産性を維持・向上させるためには、会議のデジタル化だけでなく、ファシリテーションや環境設計を含めた抜本的なDXが不可欠となっています。

DXで目指すゴールは「管理」ではなく「価値創造」

このような背景から、会議DXの目的は「コスト削減（時短・省人化）」だけでなく、「価値創造（クリエイション）」へと進化しています。単に会議時間を半分にするだけでなく、浮いた時間で新たなアイデアを創出したり、AIを活用して過去の会議データから新しいインサイト（気づき）を得たりすることです。

そして会議の場は、「戦略策定」や「意思決定」といった、人間にしかできない価値創造業務に振り向けることこそが真のゴールです。守りの効率化から攻めの価値創造へ、会議の在り方をシフトさせることが、今の経営に求められているのです。

会議DXがもたらす3段階のメリット

会議DXに取り組むことで、組織はどのような恩恵を受けられるのでしょうか。そのメリットは、取り組みの深度によって3つの段階で現れます。自社が今どの段階にあり、次はどこを目指すべきかを確認しながら読み進めてください。

1. 省力化：準備・記録の自動化で工数を削減

最初の段階は、会議に付随する「作業」の自動化によるメリットを狙う「守りのDX」です。日程調整ツールを使えば、参加者全員の空き時間をパズルのように組み合わせる手間が消滅します。また、AI議事録ツールを導入すれば、会議中にメモを取る必要がなくなり、参加者は議論に100%集中できます。会議終了と同時にテキスト化された議事録が共有されるため、議事録作成という「残業の温床」となっていた業務がゼロになります。これは即効性のあるコスト削減効果です。会議の前後にかかっていた事務作業（ノンコア業務）を削減することで、社員は本来の業務に集中できるようになります。

2. 非同期化：情報共有をチャット化し、会議時間を短縮

次の段階は、コミュニケーションスタイルの変革です。デジタルツールを活用することで、必ずしも全員が同じ時間に集まる必要がなくなります。例えば、報告や連絡事項は事前にビジネスチャットや動画メッセージで共有し、会議の時間は「質疑応答」と「意思決定」のみに限定します。また、クラウド上のドキュメントで共同編集を行えば、会議を開かずとも意見を集約できます。これにより、定例会議の回数や時間が大幅に削減され、社員は自分の業務に集中できる「まとまった時間」を確保できるようになります。

3. 資産化：過去の議論を資産としてAI活用する

最終段階は「攻めのDX」であり、会議DXの真骨頂といえる「会議の資産化」などの会議の高度化、会議の質の変革です。これまでの会議内容は、終わった瞬間に消えてしまうフロー情報でした。しかし、全ての会議が録画・テキスト化（ストック）され、検索可能な状態でデータベース化されれば、それは強力なナレッジ（知識資産）となります。

たとえば、「3年前の類似プロジェクトでどのようなトラブルや議論があったか」をAIに検索させたり、欠席した会議の要点だけをAIに要約させて5分でキャッチアップしたり、議論の抜け漏れを指摘させたりすることが可能になります。会議データが蓄積されるほど、組織のIQ（知能指数）が高まり、過去の失敗を繰り返さない、賢い組織へと進化していくのです。

失敗しない会議DX推進の4ステップ

どれほど優れたツールを導入しても、進め方を間違えれば現場は混乱し、元のやり方に戻ってしまいます。ここでは、着実に会議DXを成功させるための標準的な実務フローを4つのステップで解説します。

1. 現状把握：会議の「量」と「質」を可視化する

いきなりツールを選定する前に、まずは自社の会議の現状を「数字」で把握することから始めます。社員のカレンダーやアンケートを通じて、「1週間あたりの会議時間」「参加人数」「会議の種類（報告・連絡・相談・決定）」を洗い出してください。

その上で、それぞれの会議について「その会議は本当に必要か？」「メールやチャットで代替できないか？」「資料共有だけで済まないか？」を問い直します。多くの企業では、この棚卸しをするだけで、約2〜3割の定例会議が不要または短縮可能であることに気づきます。DXの第一歩は、デジタル化する前に「不要な業務を捨てる」ことなのです。

2. 環境整備：自社の課題に合ったツールを選定する

現状把握で見えた課題に対して、最適なツールを選定します。ここで重要なのは、「多機能さ」よりも「現場の使いやすさ」と「既存ツールとの連携」を優先することです。例えば、Microsoft 365を全社導入しているならTeamsとの親和性が高いツールを選ぶ、営業部門が多いならスマホからの操作性が良いツールを選ぶなど、ユーザーの利用シーンを具体的にイメージして選定しましょう。セキュリティ要件の確認もこの段階で必須となります。

3. ルール策定｜デジタルを前提とした新ルールを決める

ツールを入れただけでは行動は変わりません。デジタルツールを前提とした新しい「会議のルール」を策定し、明文化します。例えば以下のようなルールが効果的です。

• 「アジェンダのない会議は開催禁止」：事前に会議の目的とゴールを共有ツールに入力することを義務付ける。
• 「資料は24時間前までに共有」：参加者は事前確認必須とする（未読者は参加不可）。
• 「資料の読み上げ禁止」：事前共有を徹底し、会議時間は議論のみに使う。
• 「PC持ち込み・内職の容認」：AI議事録があるため、メモ取り不要。必要なら内職も可とする（または、逆に議論集中型にするならPCを閉じるなど、目的に応じて決める）。
• 「タスク確認」：会議終了時にNext Action（誰が、いつまでに、何をするか）を必ず決める。

4. 定着化：小さく始めて成功体験を広げる

全社一斉導入は失敗の元です。まずはDXへの感度が高い部署や、若手中心のプロジェクトチームなど、特定の範囲に限定して試験導入を行います（スモールスタート）。そこで「議事録が自動化されて楽になった」「会議時間が30分減った」「議論が活発になり、決定スピードが上がった」という成功体験（スモールサクセス）を作り、その成果を数値として社内にアピールします。「あの部署は楽になったらしい」「生産性が上がり、施策実行数が増えたらしい」という評判が広がれば、他の部署からの抵抗感も薄れ、全社展開がスムーズに進みます。

会議DXを実現するツールの種類とおすすめツール10選

会議DXを推進するには、会議のプロセス（準備・実施・記録）ごとに適したツールを組み合わせる必要があります。ここでは代表的な会議DXツールを紹介します。

準備の効率化

会議を開催するまでの「調整コスト」を極小化するためのツール群です。
会議の議題、時間配分、決定事項を管理します。事前にアジェンダを共同編集することで、当日の進行がスムーズになります。多くの場合はドキュメント共有ツールやタスク管理ツールで代用可能です。

1. moreNOTE

moreNOTEは、富士ソフトのペーパーレス会議システムです。会議資料準備の効率化、配布や差し替えの手間削減はもちろん、会議参加者の利便性や生産性も格段に向上します。会議中の画面を同期することで、すべての参加者が議論の内容を共有できるため、リモート環境でも円滑なコミュニケーションが可能となり、議論の活性化にもつながります。役員会議などの社内会議やお客様との商談など、ビジネスシーンに合わせた会議機能も充実しています。

参考：https://www.morenote.jp/

2. TIMO Meeting

TIMO Meetingは、会議運営に関する様々なムダを解消できます。主な会議運営業務をすべてデジタル化し、運営工数を最大63%削減し、会議運営に関する煩わしさをなくします。また、事前確認の徹底で報告会議を最大100%削減し、会議時間のムダをなくします。さらに、質問が事前にわかるので、会議がスムーズに進行し、重要な議題の議論中心の会議を実現します。

参考：https://timo.persol-bd.co.jp/

3. Governance Cloud

Governance Cloudは、DXで取締役会など役員会運営業務を効率化し、会議、ガバナンス、コンプライアンスの充実を図るクラウドサービスです。議案はもちろん過去の審議内容や関連情報など様々な情報を一元化し、役員がいつでも参照できます。また役員会専用メッセンジャーは、会社や他の役員とのスムーズなコミュニケーション手段を提供します。これら機能は平時はもちろん緊急時に円滑な伝達と共有を実現し重要意思決定を支援します。

参考：https://www.governancecloud.jp/

議論の活性化

オンラインで、言葉だけでは伝わりにくいイメージの共有や、ブレインストーミングでのアイデア出しなど、対面以上の熱量と質で議論するためのツール群です。

4. VISITS forms

VISITS formsは、人とAIエージェントが協力して課題を解決したり、戦略を立案するためのツールです。圧倒的な知識量を持つAIの力を借りることで、これまでにないスピードで問題を解決できます。AIに解決したい課題や目的を伝えるだけで、どのような論点について意見や情報を収集すべきか考え、課題を解決するための論点をAIが抽出します。議論したい内容に合わせてAIのペルソナ設定ができるため、多様性に富んだ複数のAIエージェントを生成し、AIエージェント同士、または人とAIエージェント間で議論させ、意見の質をスコアリング・ランキング化できます。

参考：https://visitsforms.com/

5. Miro

Miroのオンラインホワイトボードツールは、コラボレーションのためのビジュアルワークスペースです。生産的なブレインストーミングなどさまざまなプロジェクトに活用できる万能なツールです。ボード上で作成したコンテンツは、クラウド上に自動で保存され、議事録としてや情報の一元管理にも利用できます。発言に慣れていないメンバーも付箋などのツールを使用してアイデア出しができたり、投票機能やタイマー、400種類以上のテンプレートを使ってオンラインでの会議を効率化します。さらにマインドマップや付箋のグルーピング、アイデアの拡散やタスクの優先順位付けの自動化にAI機能を活用できます。

参考：https://miro.com/ja/online-whiteboard/

6. Canva ホワイトボード

Canvaホワイトボードは、リアルタイムで共同作業・コラボレーションができる無限のスペースです。ブレインストーミングを行ったり、戦略会議を実施したり、プロジェクトの計画を立てたりすることができます。これまでになく簡単に、さらに楽しく共同作業を行うことができます。AIツールを活用して、チームの最高のアイデアを瞬時にアクションプランに変換することができます。使いやすいガントチャートメーカーで、プロジェクトを効果的に管理したり、SWOT分析ツールを使用して、大規模なビジネスの成功に向けてスマートに戦略を策定することもできます。

参考：https://www.canva.com/ja_jp/online-whiteboard/

7. Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboardは、Microsoft 365の中のビジュアルコラボレーションキャンバスを活用して、Microsoft Teamsで、会議を効果的に運営し、アイデアを視覚的に表現し、創造力を発揮しながらチームで仕事を進めることができます。60種類以上から選べる無料のテンプレートが、迅速に作業をスタートさせ、進行の流れをつくり、革新的なアイデアに適した構造のデザインを生み出すために役立ちます。また、Whiteboard内でLoopコンポーネントを利用し、複数のチャット、会議、メール、ドキュメントを横断的に同期させながら一貫したフローの中で作業を進めることができます。

参考：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-whiteboard/digital-whiteboard-app

記録と資産化

会議の内容をデータとして残し、活用するためのツール群です。音声をリアルタイムでテキスト化し、話者分離や要約まで行います。Zoom等のWeb会議ツールの標準機能も進化していますが、専用ツールは精度の高さや編集のしやすさで優れています。

8. toruno

torunoは、打合せや商談などの音声を自動で文字起こしします。対面会議・Web会議に加え、音声・動画ファイルも対応できます。また、生成AIで議事録作成・要約し、会議の振り返り、情報共有の効率化を実現します。Web会議は、Teams/Zoom/Google Meetなど多くのサービスで連携作業不要で使えます。記録した会議は、会議ログ一覧画面で一覧表示され、検索して振り返りたい会議を探すことができます。発言に「重要・決定事項・ToDo」といったタグを付けたり、気になる発言から録音を頭出し再生も可能です。ビジネス用語や専門用語、独自の略語にも対応できるようユーザー辞書を登録できます。

参考：https://toruno.biz/

9. Otolio

Otolio（旧スマート書記）とは、議事録などのあらゆるドキュメント作成に関する作業を自動化・効率化するAI議事録サービスです。経営会議や部内会議、人事面接、商談、インタビューなど社内のあらゆる会議でご利用いただけます。会議終了後にすぐに議事録が完成し、話者分離した発言録、要約文、議題ごとに箇条書きで要点抽出、決定事項、ToDoも自動作成します。人によって作成手順や方法が異なる議事録作成を、どんな人でも普段の作成方法や手順を変えずに自動化・効率化し、作成にかかる時間を大幅に短縮します。

参考：https://www.smartshoki.com/

10. ACES Meet

ACES Meetは、様々な会議シーンを可視化する高精度なAI議事録ツールです。高いAI技術で会議の内容をリアルに可視化し、会議内容の要約・加工の業務効率を向上させます。ブラックボックスになりがちな会議・商談を可視化することで、議事録作成・情報共有の効率化を通じ、営業人材の育成なども加速します。また、AI要約機能が会議のポイントを自動で抽出し、要約します。話者分析、課題抽出など、必要な情報を絞り込み、会議の情報を活用することができます。さらにSlackへの通知、Salesforce連携などの支援機能も充実しています。

参考：https://meet.acesinc.co.jp/

会議DXを成功させるためのポイント

ツールを導入しても効果が出ない企業に共通しているのは、古いマインドセットのまま新しい道具を使おうとしている点です。会議DXを成功させるためには、運用面での意識改革が不可欠です。

精神論では解決できない「構造的な無駄」を仕組みで解決

「会議を短くしよう」「もっと活発に発言しよう」と精神論で呼びかけても、長年の習慣は変わりません。人の意識に頼るのではなく、「仕組み」で解決する姿勢を持ちましょう。例えば、「会議はデフォルトで45分設定にする（カレンダーの設定を変える）」「終了5分前にアラームが鳴るようにする」といった物理的・システム的な制約を設けることで、自然と行動が変わるようデザインすることが重要です。

手段（ツール導入）を目的化しない

「AI議事録ツールを入れること」が目的になってはいけないのは当然ですが、実は「議事録作成時間をゼロにする」「会議情報の検索性を高める」といった効率化さえも、DXの最終ゴールではありません。これらはあくまで手段であり、真の目的は、創出された時間を使って「人間にしかできない創造的な議論」に没頭し、蓄積された知見（資産）を武器に「競合他社よりも速く、精度の高い意思決定」を下すことにあります。

「何のために時間を浮かすのか」「何のために情報を資産化するのか」という組織としてのDXの目的から逆算して考えてください。自社においては、単に高機能なツールを入れることが正解とは限らず、現場が迷わず使いこなし、最短距離で組織の成果に繋げられる「あえてシンプルなツール」を選ぶことが、賢明であるという適切な判断がDX推進者には求められます。

ハイブリッドワーク（出社×リモート）への対応

現在、多くの企業が出社とリモートワークを併用するハイブリッドワークを採用しています。この環境下では、「会議室にいる人」と「オンライン参加の人」の間で情報格差（声の届きにくさ、空気感の欠如）が生まれがちです。会議DXにおいては、会議室側にも高性能なマイクスピーカーや360度カメラを設置するなど、ハードウェア面での投資も併せて検討し、デジタルとリアルの垣根をなくす配慮が必要です。

会議DXを組織に定着させるチェンジマネジメント

新しいやり方には、必ず抵抗が生まれます。「今までのやり方で問題ない」「新しいツールを覚えるのが面倒だ」という声にどう向き合い、組織を変革していくか。ここがDX担当者の腕の見せ所です。

DX推進チームの組成とKPI設定

DXは一人では進められません。IT部門だけでなく、総務や人事、そして現場のリーダーを巻き込んだ横断的な推進チーム（タスクフォース）を作りましょう。そして、活動の成果を測るためのKPI（重要業績評価指標）を設定します。「会議時間の総削減時間」「ペーパーレス化によるコスト削減額」「Web会議ツールの利用率」「意思決定の件数」など、定量的に測定できる指標を持つことで、経営層への報告もしやすくなり、プロジェクトの求心力が維持できます。

抵抗を減らすためのスモールスタート・スモールサクセス戦略

前述の通り、いきなり全社展開するのはリスクが高いです。まずは変革を受け入れやすい部署で小さく始め、そこで「本当に便利だ」「楽になった」という実感を醸成します。その成功事例を社内報や定例会で発表し、「あのような働き方がしたい」という羨望を他の部署に生ませることで、抵抗勢力を協力者へと変えていくことができます。これを「バンドワゴン効果」と呼び、チェンジマネジメントの定石です。

ツールに使われないための「デジタル・ファシリテーション」

最後に重要なのが、会議の進行役（ファシリテーター）のスキルアップです。デジタルツールを用いた会議では、対面とは異なる進行スキルが求められます。チャットのコメントを拾い上げて議論に組み込む、オンラインホワイトボードへの書き込みを促す、AIの要約を見ながら論点を整理するなど、「デジタル・ファシリテーション」と呼ぶべき新たなスキルセットを習得することで、ツールは真の力を発揮し、組織に定着していきます。

経済産業省も「DXレポート」の中で、ツール導入後の組織変革（企業文化の変革）の重要性を説いています。会議DXは、組織文化を変えるための最初の一歩として最適です。

参考：経済産業省｜中堅・中小企業等向けDX推進の手引き（DXセレクション2025選定企業レポート）

まとめ｜会議が変われば、組織の文化が変わる

会議DXは、単なるツールの導入やペーパーレス化ではありません。それは、会議という業務プロセスを通じて、企業の「時間」と「情報」の扱い方を根本から変革し、競争力を高める経営戦略そのものです。

1. 目的の再定義：管理のためではなく、価値創造のために会議を変える。
2. プロセスの変革：省力化・非同期化・資産化の3段階で進化させる。
3. 適切なステップ：現状把握から始め、小さく成功を積み上げる。
4. 人と組織の変革：ツール導入と同時に、ルールとマインドセットを更新する。

この4点を押さえ、まずは「来週の定例会議」から、一つだけ既存のデジタルツール活用や「アジェンダの事前共有」などのルールを試してみてください。その小さな一歩が、組織全体の生産性を劇的に変える大きな変革の始まりになるはずです。会議という「組織の意思決定の最小単位」を変えることは、組織全体のスピードと文化を変えることに直結します。

会議DXに関するよくある質問

Q. 会議効率化の具体的な事例にはどのようなものがありますか？

たとえば、ある製造業では「報告だけの会議」を全廃し、チャットツールでの日報共有に切り替えたことで、管理職の会議時間を月20時間削減しました。また、AI議事録ツールを導入したIT企業では、会議終了後の議事録作成・確認作業が完全に不要になり、リードタイムがゼロになりました。

Q. 「ダメな会議」の特徴とは何ですか？

一般的に「目的が不明確」「時間通りに終わらない」「一部の人しか発言しない」「決定事項が曖昧なまま終わる」といった特徴があります。会議DXを進める上では、こうした「ダメな要素」をデジタルツールやルール（アジェンダの事前強制など）によって構造的に排除することが重要です。

Q. 「DX化」とはどういう意味ですか？

DX化（デジタルトランスフォーメーション）とは、データやデジタル技術を活用して、業務プロセス、組織、企業文化、そしてビジネスモデルそのものを変革することです。会議DXにおいては、単に会議をオンラインにするだけでなく、会議データを活用して意思決定の質を高める状態を指します。