そもそも「業務DX」とは何か？IT化との違いを理解する

「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉は広く浸透しましたが、現場レベルでの「業務DX」と単なる「IT化」の違いを明確に説明できるでしょうか。まずは、この定義のズレを解消することが、プロジェクトの第一歩です。

業務DXの定義とIT化（デジタル化）との違い

経済産業省の「デジタルガバナンス・コード3.0」によると、DXは以下のように定義されています。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。

引用：経済産業省「デジタルガバナンス・コード3.0 DX経営による企業価値向上に向けて」

この定義を「業務」の現場レベルに落とし込むと、「IT化」と「DX」の違いは以下のように整理できます。

つまり、IT化は「今ある業務をデジタルツールで効率よくこなすこと（Howの改善）」であるのに対し、業務DXは「デジタルを前提に、業務フローや仕組みそのものを根本から変えること（What/Whyの変革）」を指します。

たとえば、「ハンコを押すために出社していた業務を、電子契約ツールに置き換える」のはIT化（デジタライゼーション）です。一方、「そもそも承認プロセスが多すぎるため、権限移譲とAI審査を導入して承認フロー自体を廃止・短縮し、意思決定スピードを劇的に上げる」のが業務DXのアプローチです。

なぜ今、多くの企業で業務DXが急務なのか？

多くの企業が業務DXを急ぐ背景には、大きく2つの要因があります。

1. 「2025年の崖」問題

経済産業省のDXレポートで指摘された問題です。既存のシステム（レガシーシステム）が老朽化・複雑化・ブラックボックス化しており、これを放置すると2025年以降、年間最大12兆円の経済損失が生じると予測されています。古いシステムを使い続けることは、業務効率の低下だけでなく、保守コストの高騰やセキュリティリスクにも直結します。

2. 労働力不足の深刻化

少子高齢化に伴い、日本の生産年齢人口は減少の一途をたどっています。限られた人員で成果を維持・向上させるためには、単純作業をデジタルに任せ、人間は「人にしかできない付加価値の高い業務」に集中する必要があります。

業務DXに取り組む5つのメリット

業務DXを推進することで、企業は具体的にどのような恩恵を受けられるのでしょうか。主なメリットは以下の5つです。

1. 業務効率化とコスト削減

アナログ作業（紙の転記、電話対応、手作業での集計など）をデジタル化・自動化することで、作業時間を大幅に短縮できます。これにより、残業代などの人件費や、ペーパーレス化による印刷・郵送コストの削減に直結します。

2. 人的ミスの削減と品質向上

人が介在する業務には、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーがつきものです。RPA（Robotic Process Automation）やAIを活用して定型業務を自動化すれば、ミスをゼロに近づけることができ、業務品質が安定します。

3. 業務の属人化解消と標準化

「あの人しかやり方を知らない」という業務の属人化は、担当者の休職や退職時に大きなリスクとなります。業務フローをデジタル化して可視化・標準化することで、誰でも一定のレベルで業務を遂行できるようになり、組織としての継続性が担保されます。

4. データ活用による迅速な意思決定

業務がデジタル化されると、活動履歴がリアルタイムでデータとして蓄積されます。
例えば、営業活動や在庫状況、顧客からの問い合わせ内容などが可視化されることで、経営層やリーダーは「勘や経験」ではなく「データ」に基づいた迅速かつ精度の高い意思決定が可能になります。

5. 働き方改革の実現

クラウドツールやWeb会議システムの導入により、場所や時間にとらわれない働き方が可能になります。テレワークやフレックスタイム制の導入が容易になり、従業員のワークライフバランスが向上することで、人材の採用力強化や離職防止にもつながります。

多くの企業が陥る失敗パターン

DXの必要性は理解していても、実際に成果を出せている企業はまだ多くありません。失敗する企業の多くには、共通する「順序の間違い」があります。

ツールを導入しても業務が楽にならない原因は「DXの設計不足」

最も典型的な失敗は、「課題が整理されていない状態で、とりあえずツールを導入してしまう」パターンです。

• 他社が使っているから
• 便利そうだから
• 補助金が出るから

こうした理由でツールを導入すると、現場の実態に合わない機能を持て余したり、既存の複雑な業務フローをそのままシステムに乗せようとして開発コストが膨れ上がったりします。結果として、「システムへの入力作業が増えて、かえって忙しくなった」という本末転倒な事態（DX疲れ）を招きます。

これは、ツール導入前の「業務設計（どの業務を、どう変えるか）」が不足していることが原因です。

現場反発の原因は「共通認識と業務整理の不足」

もう一つの失敗要因は、「現場との乖離」です。経営層やDX推進担当者だけで計画を進め、現場に突然「明日からこのツールを使って」と指示しても、現場は反発します。「今のやり方で回っているのに、なぜ変える必要があるのか」という疑問に対し、明確な答えとメリットを提示できていないためです。

また、現状の業務フローを正確に把握しないままシステム化を進めると、現場独自の「暗黙のルール」や「例外処理」がシステムに対応しておらず、業務が回らなくなることもあります。
成功するためには、ツールを選ぶ前に、まず「業務の棚卸し」を行い、無駄な業務を捨て、あるべき姿を描いた上で、それを実現する手段としてツールを選定するという順序が不可欠です。

失敗しない業務DXの進め方｜5つのステップ

多くの企業が失敗する原因は「準備不足」にあります。以下の5つのステップを順守することで、手戻りを防ぎ、確実に成果へつなげることができます。

1. 目的とビジョンの共有

まずは経営層と現場責任者が「なぜDXを行うのか」という目的を合意することから始めます。「社長がやれと言ったから」という受動的な理由では、現場の協力は得られません。「残業を減らして顧客提案の時間を増やす」「ミスのない安心できる業務フローを作る」など、現場にとってのメリットを含めたビジョンを共有しましょう。

2. 現状業務の棚卸し

いきなりツールを探すのではなく、まずは現状の業務を可視化します。「誰が」「いつ」「何のツールを使って」「どのような手順で」業務を行っているかを書き出します。
この段階で、ブラックボックス化していた無駄な業務や、特定の担当者に依存している属人化業務が浮き彫りになります。

3. あるべき姿の設計

棚卸しした業務をそのままデジタルに置き換えるのではなく、一度「整理」します。

• 廃止：そもそもこの作業は必要か？（例：形骸化した日報、重複した承認）
• 統合：他の業務と一緒にできないか？
• 標準化：誰でもできるルールに変えられないか？

この整理を行った上で、「理想の業務フロー」を描きます。この設計図があって初めて、必要な機能（要件）が決まります。

4. 課題解決に適したツールの選定

設計した「理想の業務フロー」を実現するために最適なツールを選定します。
重要なのは「多機能であること」よりも「自社の課題解決に直結する機能があるか」「現場が使いこなせるか」です。複数の製品を比較し、必ずトライアル利用を行って操作性を確認しましょう。

5. スモールスタートでの導入と改善

いきなり全社一斉導入を目指すと、現場の混乱を招きます。まずは「特定の部署」や「特定の業務」に絞ってスモールスタートします。そこで出た課題を解消し、小さな成功体験を作ってから、徐々に適用範囲を広げていくのが定石です。

業務DXで活用できるツール｜業務領域別10選

管理系（経理・人事・総務）

1. 【経費精算】バクラク経費精算

バクラク経費精算は、領収書をまとめて撮影するだけで、高精度AI-OCRが最短数秒でデータ化します。経費精算かカード払いか、支払い手段もAIが自動で判断するので、レシートの分類も不要です。くしゃくしゃのレシートも⻑尺レシートも読み取ります。AIで経費精算の手入力をゼロにします。また、部署ごと用途ごとにクレジットカード発行し、カード払いで、仮払い・小口現金が不要になり、稟議や申請との紐付けも効率化します。

参考：https://bakuraku.jp/lp/ad_expense_4/

2. 【人事・労務】SmartHR

SmartHRは、人事・労務の業務効率化をしながら、あらゆる人事データを一元管理します。人事・労務の業務アプリケーションとして使うほど、従業員のさまざまな情報が集まり、従業員データベースが充実します。常に最新の情報が反映された「使えるデータ」でタレントマネジメントを推進し、従業員と組織のパフォーマンスを向上できます。SmartHRなら人事データの「収集・蓄積」と「活用」を同時に実現させます。

参考：https://smarthr.jp/

3. 【ワークフロー】kickflow

kickflow（キックフロー）は、運用・メンテナンスの課題を解決する「圧倒的に使いやすい」クラウドワークフローです。誰もが迷わずに直感的に操作ができるため、マニュアルの準備や操作研修、QAなどの時間を削減できます。また、組織改編に強く、複雑な組織図や承認経路、人事異動の事前予約や閲覧権限の細かい設定など、高度な要求にも応えられる機能性も特徴です。さらに豊富なAPIとWebhookの活用で基幹システムやSaaSとの連携も可能です。

参考：https://kickflow.com/

営業・マーケティング系

4. 【SFA・CRM】Mazrica Sales

Mazrica Salesは、日本の営業DXが抱える課題から生まれた、「誰でも使える、誰でも成果を出せる」国産・後発の次世代型営業DXプラットフォーム（SFA/CRM）です。リード獲得・追客・未開拓顧客の獲得や営業推進まで、わかりやすく1つに。また、BIレポート・ダッシュボードで誰もがわかる形に可視化することで、スピーディな戦略策定・経営判断を後押しします。不確実性が高まる現代、変化への対応スピードが鍵を握ります。Mazricaなら高度な開発知識や経験がなくても、『誰でも』その場で柔軟にカスタマイズ可能です。

参考：https://product-senses.mazrica.com/

5. 【営業】Video Agent LOOV

LOOVのVideo Agentは、毎回同じ内容が繰り返される説明業務を動画内に設定した設問の回答結果に応じて内容が変化するインタラクティブ動画（Video Agent）を簡単に作成することができます。自社サイトやメール文面だけでは魅力を伝えることに限界があります。Video Agentであれば、最適なプレゼンを自動的におこなえます。さらに受け手の反応データやインテントデータが蓄積されるため、顧客が「どんな情報を求めているか」「いつアプローチすべきか」が可視化され、営業のベストなタイミングを逃しません。

参考：https://loov-video.com/for-sales/

6. 【営業】Mico Voice AI

Mico Voice AIは、架電業務の非効率と対応の取りこぼし課題を解決するAI架電ツールです。Webフォームからの応募や問い合わせに、AIが自動で即時架電。顧客の関心が高いタイミングを逃さず、迅速なサービス提供を実現します。また、夜間など、架電が不適切な時間帯を避けて設定できます。顧客対応方針に沿って調整することで、顧客体験を損なうことなく対応可能です。もし、電話が不通だった場合、SMSで自動連絡。日程調整のURLなどを送ることで、顧客の離脱を防ぎ、機会損失を削減します。

参考：https://mico-inc.com/voice/

7. 【マーケティング】URUTEQ

URUTEQ（ウルテク）は、インテントデータ（特定の目的や興味関心などの意図を持ったサイト上の行動データ）とAIを活用し、顧客行動を解析、最適なアプローチを提案するBtoBマーケAIエージェントです。AIと“営業すべき顧客”を見つけ、リードを商談へ導きます。サイト上の何気ない行動の一つひとつが、実は顧客からの大切なサイン。しかし、その多くは見逃されています。「ウルテク」が顧客の“隠れた購買シグナル”を捉え、解析し、今追うべき顧客を特定します。マーケと営業の連携を深め、商談化率・受注率の向上を実現します。

参考：https://uruteq.logly.co.jp/

現場作業系（製造・物流・建設・店舗）

8. 【製造管理】ARUM Factory365

ARUM Factory365は、多品種少量生産の精密部品加工を行うメーカーや加工企業に、NCプログラム自動生成アプリの使い放題をはじめ、ライブラリ作成キットで加工条件を自社仕様にカスタマイズできたり、ポストプロセッサーの編集を簡単に行なうことができる、デジタルマニュファクチャリングサービスです。加工プログラム自動生成アプリ「ARUMCODE」で圧倒的なコストダウンを実現します。また、自社で蓄積した独自の加工ノウハウをデータ化できる「ライブラリ」で、熟練工の加工ノウハウを次世代へ継承し、属人化を解消します。

参考：https://arumcode.com/arumfactory365

9. 【物流】LOGILESS

LOGILESSは、ECの受注〜出荷業務を自動化して物流コストを削減できます。ネットショップと物流倉庫がひとつのシステムでつながるので、倉庫への指示は不要になり、受注業務・出荷業務が大幅に削減されます。また、正確な在庫情報がリアルタイム更新され、すべての情報は正確に一元管理されます。さらに、複数拠点からの出荷で、リードタイムを短縮でき、配送コストを削減、同時に自然災害などのリスクマネジメントも実現します。倉庫を持たない中立な立場なので、温度管理や配送方法、立地等、最適な倉庫を提案できます。

参考：https://www.logiless.com/lp/202408-lp-a/

10. 【店舗】STOREPAD

STOREPADは、国内外のさまざまな集客サイトと連携し、「MEO対策」も「口コミ管理・分析」も「インバウンド対策」も、簡単・正確に一元管理します。店舗情報の更新を1つのダッシュボードで完結できます。「グルメ」「ホテル・旅館」「ビューティ・リラク」「クリニック・歯科」など、各業界の課題に寄り添った使いやすさを追求して、業界ごとのニーズに応える機能やAIを活用した効率化・最適化で、店舗運営をもっとスムーズにします。また、運用代行サービスで、店舗運営に集中できる環境を提供可能です。

参考：https://storepad.jp/

業務DXを成功させるためのツール選定基準

市場には無数のDXツールが存在しますが、カタログスペックだけで選ぶと失敗します。現場視点を重視した以下の2つの基準を持つことが重要です。

機能よりも「現場の使いやすさ」と「サポート体制」

システム導入で最も高いハードルは「現場の定着」です。どんなに高機能でも、UI（操作画面）が複雑でマニュアルを熟読しないと使えないツールは、現場から敬遠され、やがて使われなくなります。
「直感的に操作できるか」「スマホでも見やすいか」といった使いやすさ（ユーザビリティ）を最優先しましょう。
また、導入後のトラブル時に頼れるベンダーのサポート体制も重要です。チャットですぐに質問できるか、定着支援（オンボーディング）のプログラムがあるかなどを確認してください。

既存システムとの連携性と拡張性

DXは一部署だけで完結するものではありません。将来的に経理システムと販売管理システムを連携させたり、顧客データをマーケティングツールに統合したりする必要が出てきます。
「CSVでのデータ入出力が簡単か」「API連携が可能か」といった拡張性を確認しておくことで、将来的なデータの分断（サイロ化）を防ぐことができます。

業種・課題別の業務DX成功事例

「設計」と「適切なツール活用」によって課題を解決した3つの事例を紹介します。

【財務DX】年間2.4万時間の工数削減とペーパーレス化を実現

企業：日清食品ホールディングス株式会社
導入ツール：Remota（AI-OCR）、Concur Invoice

導入前の課題

グループ8社の経理業務において、年間約30万枚もの請求書・領収書の紙処理が発生していました。これに伴う作業工数は年間7万時間以上にのぼり、紙やハンコによる承認フローが出社の足かせとなり、テレワーク推進の阻害要因となっていました。

取り組みと成果

業務プロセスの見直しとともに、AI-OCR（Remota）と請求書管理システムを導入。AIによる入力自動化とシステム連携を進めた結果、請求書の約74%で完全なペーパーレス・はんこレスを実現しました。これにより、年間約2万4,000時間分の工数削減が見込まれ、社員がより付加価値の高い業務に集中できる環境が整いました。

現場ユーザーへのヒアリングでは、「PDFでの処理が可能となり、紙提出が不要になったことで、毎月の作業時間が削減できて助かっている」という入力者からの声や、「従来は紙ベースで請求書と伝票を照合し、その後システムにログインして承認を行なっていたが、請求書がデータ化されシステム内に表示されることにより、作業をワンストップで行なう事ができるようになったので大変便利」という承認者からの声も見られ、社員の意識改革のきっかけにもつながっているようです。

出典：導入事例 日清食品ホールディングス株式会社様｜ファーストアカウンティング

【営業DX】サービス説明の自動化で「質」の均一化と効率化を両立

企業：LINEヤフー株式会社
導入ツール：Video Agent「LOOV」

導入前の課題

全国の代理店を通じてサービス（LINEスキマニ）を展開する中で、営業担当者の知識量によってサービス説明の質にバラつきが生じていました。また、法改正や仕様変更のたびに正確な情報を周知・徹底することに多大な工数がかかっており、顧客への説明だけで1社あたり3時間を要するケースもありました。

取り組みと成果

顧客へのサービス説明や提案をVideo Agent「LOOV」で動画化・自動化しました。顧客が自ら動画内の選択肢を操作して知りたい情報へアクセスできるため、営業担当者のスキルに依存せず、正確かつ均質な説明が可能になりました。

結果、すべての代理店営業が同じ品質で提案できるようになったほか、説明業務の効率化により、営業担当者は本質的なヒアリングやクロージングに集中できるようになり、商談の生産性が向上しました。

また、商談の際に発生する企業様内での稟議や持ち帰り検討の際、「Video Agent」で作成したサービス紹介動画を展開いただくことで、担当者の方の理解度に依存せず、プレゼンが行えるため、先方の上長や役員クラスの方々にサービスの魅力を伝えることができるようになりました。現段階ではサービス概要を伝える動画、商談前に企業の採用担当者の方に視聴いただく動画、そして営業現場でのプレゼンを代替する動画など、複数の接点で「Video Agent」によるインタラクティブ動画を活用しています。

出典：LINEヤフー株式会社様｜導入事例｜LOOV（ルーブ）

【現場DX】iPad活用で機材を減らし、現場業務の生産性を向上

企業：株式会社大林組
導入ツール：eYACHO（デジタル野帳）

導入前の課題

建設現場の職員は、紙の野帳（メモ帳）、デジタルカメラ、工事黒板、大量の図面など、多くの機材を持ち歩く必要があり、移動の負担となっていました。また、現場で記録した内容を事務所に戻ってからパソコンで整理・清書する「二度手間」が発生し、長時間労働の一因となっていました。

取り組みと成果

iPadとデジタル野帳アプリ「eYACHO」を導入し、現場業務をデジタル化しました。図面、写真、メモをiPad1台で完結できるようになったことで、持ち歩く機材が激減。作業指示も、eYACHO上で写真や図面上にメモを書いて説明しながら、その場でプリンター出力し、手渡すことができます。

手書き文字をテキスト変換する機能により、現場で撮影した写真に直接手書きで指示を書き込み、帳票作成まで行えるようになったため、事務所での事務作業時間が大幅に削減されました。また、紙のノートにはない機能として、メモや写真などを記録したとき、日付や時刻を自動入力する機能や打ち合わせメモや写真などにタグを付けて他の場所からリンクを張ったり、その日ごとに行う作業をまとめたTODOリストに変換したりすることもできます。現場職員からは「もう紙の野帳には戻れない」という声が上がるほどの変革を実現しています。

出典：紙の野帳をiPad化したら、工事現場の仕事が身軽に「eYACHO」が大林組のワークスタイルを変えた｜建設ITワールド

ツール導入前の5つのチェックリスト

いざツールを選定・導入する前に、以下の5つの項目をチェックしてください。これらが「NO」の状態で進めると、導入後に現場が混乱し、失敗するリスクが高まります。

1. 現状の業務フローが可視化されているか？

「なんとなく分かっている」は危険です。業務の流れ、担当者、使用ツール、所要時間が誰が見ても分かる形（フローチャートや業務一覧表）でドキュメント化されているか確認しましょう。

2. 「やめる業務」と「システム化する業務」の仕分けはできているか？

今の業務をそのままデジタル化しようとしていませんか？「この承認プロセスは本当に必要か？」「この日報は誰が読んでいるのか？」を問い直し、不要な業務を廃止（断捨離）した上で、残った業務をシステム化の対象にしてください。

3. 現場担当者が導入の目的に合意しているか？

DX推進はトップダウンで始まりがちですが、実際にツールを使うのは現場です。「なぜこのツールを入れるのか」「現場にどんなメリットがあるのか」を説明し、現場のキーマンから合意を得ているか確認しましょう。

4. ツール導入後の新しい業務フローが描けているか？

ツールを入れた後の「理想の働き方」が具体的にイメージできていますか？「ツールが入れば何とかなる」ではなく、「Aという作業がなくなり、Bという確認作業に変わる」といった具体的な業務変化を事前に設計しておく必要があります。

5. 導入効果（定量的・定性的）の試算はできているか？

導入によって何がどのくらい改善されるのか、KPI（重要業績評価指標）を設定しましょう。「残業時間が月○時間減る」「紙のコストが○万円減る」といった定量的効果と、「心理的負担が減る」「情報共有が早くなる」といった定性的効果の両面で試算しておきます。

まとめ

業務DXの本質は、単にデジタルツールを導入することではなく、それらを活用して「業務プロセスそのものを変革し、新たな価値を生み出すこと」にあります。
多くの企業が失敗する「手段の目的化」に陥らないためには、以下の手順を守ることが鉄則です。

• 目的の共有：何のためのDXか、経営と現場で握る
• 業務整理（棚卸し）：現状を可視化し、無駄を削ぎ落とす
• 業務再設計：理想の業務フローを描く
• ツール選定：設計を実現できる最適な手段を選ぶ

「急がば回れ」の精神で、まずは足元の業務整理から始めてみてください。その地道な作業こそが、組織を強くするDXへの最短ルートとなるはずです。

業務DXに関するよくある質問

Q. 業務DXに取り組む際、まず何から始めればよいですか？

まずは「現状業務の棚卸し」から始めてください。部署ごとの業務内容、担当者、工数をリスト化し、可視化することがスタートラインです。その上で、「時間のかかっている業務」や「ミスが起きやすい業務」を特定し、優先順位をつけて取り組むことをおすすめします。

Q. 予算が少ない中小企業でも業務DXは可能ですか？

可能です。むしろ、小回りの利く中小企業の方がスピーディーに進められるケースも多々あります。いきなり高額な大規模システムを導入する必要はありません。月額数百円から利用できるクラウドツール（SaaS）を活用したり、国や自治体の「IT導入補助金」などを利用したりすることで、コストを抑えてスモールスタートが可能です。

Q. 現場から「新しいツールを覚えるのが大変」と反発があります。どうすればよいですか？

反発の原因は「メリットが見えないこと」と「操作への不安」が大半です。まず、「このツールを使えば、面倒なあの入力作業がなくなります」と現場にとっての具体的なメリットを伝えます。その上で、操作が簡単なツールを選定し、導入初期には手厚い勉強会を開くなどして、現場の不安を取り除くサポートを徹底しましょう。

Q. 業務DXの推進担当者はどのような人が向いていますか？

ITの知識も大切ですが、それ以上に「社内の業務フローに詳しく、各部署とコミュニケーションが取れる人」が向いています。現場の課題を引き出し、経営層と現場の橋渡し役となれる調整力が求められます。

Q. ツール選定で失敗しないためのコツはありますか？

「機能の多さ」だけで選ばないことです。多機能でも使いこなせなければ意味がありません。「自社の課題解決に必要な機能が揃っているか」「現場の担当者が直感的に操作できるか」を重視し、必ず無料トライアルなどで実際の操作感を確認してから本契約に進むようにしてください。