DXツール選びで失敗する最大の原因は「手段の目的化」

DXツール選びで最も陥りやすい罠、それは「ツールを導入すること自体が目的になってしまう」ことです。これは「DX」と「IT化」の混同が、失敗の始まりといえます。

経済産業省はDXを「デジタル技術やツールを導入すること自体ではなく、データやデジタル技術を使って、顧客目線で新たな価値を創出していくこと。また、そのためにビジネスモデルや企業文化などの変革に取り組むことが重要となる」と定義しています。

つまり、単なるツール導入による「効率化（IT化）」がゴールではなく、その先の「ビジネス変革」こそがDXの目的です。ツール導入自体が目的になった瞬間、この本質を見失います。「競合他社が使っているから」「流行りのAIツールだから」という理由で導入を決めても、現場の業務フローに合わなければ、そのツールは定着しません。高機能なツールを導入しただけでは生産性は向上しません。

参照：経済産業省「デジタルガバナンス・コード実践の手引き（要約版）」

「業務の棚卸し」と「DXの全体設計」が先、「ツール導入」は後

DXの成功は、ツールの性能ではなく、ツール導入前の「DXの全体設計」で9割が決まります。DX推進が決定したら、まず最初に行うべきは、新しいツールを探すことではなく、現在の業務プロセスの「棚卸し」です。

「誰が、どのような手順で、何の情報を扱っているか」を可視化し、どこにムダやボトルネックがあるのかを特定してください。

1. 【業務の棚卸し】現状のアナログ業務や属人的な作業を洗い出す
2. 【あるべき姿の設計】デジタル化によってどう業務を変えたいかを描く
3. 【ツールの選定】そのギャップを埋めるために最適な手段（ツール）を選ぶ

この順番を間違えると、非効率な業務プロセスをそのままデジタル化することになり、かえって現場の混乱を招きます。「何を解決したいのか」という問いへの解像度を高めることが、失敗しないツール選びの第一歩です。

よくある失敗パターン｜機能過多による現場の疲弊

多くのDXツールは多機能ですが、使いこなせなければ意味がありません。特に、ITリテラシーがバラバラな組織において、操作が複雑すぎるツールは現場の抵抗感を招きます。「機能が豊富か」よりも「現場の担当者がマニュアルなしでも直感的に使えるか」を重視しましょう。

現場が「これなら楽になる」と実感できるツールから始めること。これがDXを全社に波及させるための鉄則です。

DXツールは課題に合わせて3つの領域から選ぶ

企業活動におけるDXの対象領域は、後で説明する3つの領域に分類できます。「業務の棚卸し」ができたら、次は自社が優先的に解決すべき課題が「どの領域」にあるかを特定しましょう。

【視点】「部分最適」ではなく「データ連携」を最優先にする

ツールを選ぶ前に、DX推進において最も重要な原則をお伝えします。それは、「情報の分断（データのサイロ化）」を防ぐ導入順序を守ることです。
多くの企業が陥る失敗は、全社の情報連携基盤が整っていない状態で、いきなり特定の部署（例えば営業部）だけに高機能なツールを導入してしまう「部分最適」のパターンです。

1. バックオフィス（守りのDX）：情報の「蓄積・管理」基盤
2. チーム連携（足元のDX）：情報の「共有・流通」基盤
3. 営業・顧客対応（攻めのDX）：情報の「活用・創出」基盤

たとえば、社内の情報共有（チーム連携）がメールや口頭ベースで滞っている状態で、営業支援ツール（SFA）だけを導入しても効果は限定的です。なぜなら、営業現場で入力された貴重なデータが他部署に共有されず、組織としての意思決定や商品開発に活かされないからです。営業プロセスの一部の効率化は実現されるかもしれませんが、事業の「全体最適」にはなりません。

ツールベンダーの説明や資料に記載されている最新機能は、キラキラしていて魅力的に感じるかもしれませんが、前章で説明した通り「これでDX推進は大きく前進」と幻想を抱いた状態が「ツール導入が目的化」した状態です。

DXの効果を最大化するには、まず「1. バックオフィス」や「2. チーム連携」で組織全体のデータ流通経路を確保し、その上で「3. 営業・顧客対応」のツールで成果を最大化させる、という順序（または並行整備）が合理的です。

「業務の棚卸し」によって、現状の課題を改めて把握した上で、この「全体最適」の視点を持って、各領域のツール選定に進みましょう。

参考：IPA「DX動向2025」｜「内向き・部分最適」から「外向き・全体最適」へ

1.バックオフィス（守りのDX）

「紙・ハンコ・手入力」をなくし、コストを削減したい

経理、人事、総務などの管理部門における定型業務を効率化する領域です。ここがアナログなままだと、テレワークの阻害要因になったり、入力ミスによる手戻りが発生したりします。「守りのDX」として、最初に着手しやすい領域です。

主な課題は、「契約書のために出社している」「経費精算が手書き」「勤怠管理がタイムカード」などです。これらの課題に対する推奨ツールカテゴリは、電子契約、経費精算システム、RPA、クラウド会計などです。

2. チーム連携（足元のDX）

「情報共有の遅れ・属人化」を解消し、生産性を高めたい

部署内やプロジェクトチームでの情報のやり取りをスムーズにする領域です。メールや口頭での指示による「言った言わない」のトラブルや、情報のブラックボックス化を防ぎます。

主な課題は、「メールが多すぎて重要な情報が埋もれる」「会議が長引く」「誰が何をやっているか不透明」などです。このような課題に効果的な推奨ツールカテゴリは、ビジネスチャット、Web会議、プロジェクト管理、タスク管理ツールなどです。

3. 営業・顧客対応（攻めのDX）

「顧客接点」を強化し、売上・エンゲージメントを向上させたい

営業、マーケティング、カスタマーサクセスなど、直接的な利益を生み出すフロント業務の領域です。ここでは効率化だけでなく、顧客体験（CX）の向上や、データ活用による売上アップが求められます。近年では、AIや動画を活用して「顧客への説明コスト」を劇的に下げる新しいアプローチも注目されています。

主な課題は、「営業の属人化」「顧客リストが散在している」「同じ説明を何度も繰り返している」などです。このような課題への推奨ツールカテゴリは、SFA（営業支援）、CRM（顧客管理）、MA（マーケティングオートメーション）、対話型動画（Video Agent）などです。

次章からは、これら3つの領域ごとに、具体的にどのようなツールがあり、どう選べばよいのかを詳しく解説していきます。まずは自社のボトルネック解消に直結する章から読み進めてください。

DX課題領域とツール選定の整理

「バックオフィス・定型業務」を効率化するDXツール

まずは企業の土台となるバックオフィス領域です。経理・人事・総務などの業務において、「紙・ハンコ・手入力」といった物理的な作業が残っている場合、最優先で取り組むべき領域です。
この領域のDXは、コスト削減や業務時間の短縮といった「定量的な効果」が出やすく、社内でDXの成果を証明しやすいという特徴があります。

電子契約・電子決裁システム

契約書への押印や社内稟議の承認を、クラウド上で完結させるツールです。
「契約書のために出社する」「承認者の帰社を待つ」といったムダをなくし、リードタイムを劇的に短縮します。法改正（電子帳簿保存法など）への対応もスムーズになります。

このカテゴリのツールの選び方のポイントは、取引先にとって使いやすいか（アカウント作成不要か）、既存の文書管理システムと連携できるかを確認しましょう。

経費精算・労務管理クラウド

交通費の精算や勤怠管理、年末調整などの手続きをデジタル化します。
スマホでレシートを撮影するだけで申請が完了するなど、従業員全員の「入力の手間」を減らせるため、現場からの感謝もされやすいツールです。

このカテゴリのツールを選ぶ際には、利用中の会計ソフトや給与計算システムとの連携（API連携）が必須です。入力画面のスマホ対応も重要です。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

RPAとは、パソコン上の定型作業（データの転記、請求書発行、集計作業など）をロボットが代行・自動化する技術です。「Aシステムからデータをコピーして、Bのエクセルに貼り付ける」といった、単純だが大量に発生する作業を24時間ミスなく処理できます。

RPAは、作業の設定方法（ロボットに作業を覚えさせる方法）によって種類が分かれます。現場部門が自分たちで設定できる「ノーコード型」か、情シス部門が管理する「開発型」か、自社の体制に合わせて選定しましょう。

「チームの連携・生産性」を高めるDXツール

次に、組織の神経系にあたるコミュニケーション領域です。テレワークやハイブリッドワークが定着した現在、情報共有のスピードと質が組織の生産性を直撃します。
ここで重要なのは、「脱・メール」「脱・電話」による情報のオープン化です。

ビジネスチャット・社内SNS

メールよりも迅速かつ気軽にやり取りができるツールです。
CCの入れ忘れや、「お疲れ様です」といった形式的な挨拶を廃止し、プロジェクトごとのグループで情報を時系列に共有できます。過去のやり取りが検索できるため、「言った言わない」のトラブルも防げます。

ツールの選び方のポイントは、ITリテラシーに不安がある場合は、使い慣れたLINEのUIに近いもの（LINE WORKSなど）や、国産でシンプルなもの（Chatworkなど）が定着しやすい傾向にあります。

プロジェクト・タスク管理ツール

「誰が・いつまでに・何をやるか」を可視化するツールです。
エクセルでの進捗管理は更新が遅れがちですが、専用ツールならリアルタイムで状況を把握でき、遅れているタスクのアラート出しも自動化できます。

このカテゴリのツールは、エンジニア向け、営業向けなどツールによって得意分野が異なります。直感的に操作できる「カンバン方式（付箋を貼るようなUI）」があるものが初心者にはおすすめです。

Web会議システム・情報共有ツール

オンラインでの対面コミュニケーションと、ナレッジ（知識）の蓄積を担うツールです。
Web会議は今や必須ですが、それだけでなく、議事録やマニュアルを共同編集・管理できる「情報共有ツール（Wikiツール）」を組み合わせることで、属人化を防ぐことができます。

このカテゴリのツールは、通信の安定性が最優先ですが、派生する業務を一元的に管理、効率化できる多機能なツールも登場しています。録画機能、AIによる自動文字起こし機能などが現在のトレンドです。

「営業・顧客対応」で売上を伸ばすDXツール

最後は、企業の筋肉にあたる営業・マーケティング領域です。「攻めのDX」として、売上拡大や顧客満足度（CS）向上を目指します。この領域の最大の課題は、「営業担当が忙しすぎてツールへの入力が進まない（データがたまらない）」というジレンマです。これをどう解決するかがツール選定の鍵となります。

SFA（営業支援）/CRM（顧客管理）

顧客情報や商談の進捗を一元管理するツールです。
「あの件どうなった？」という確認作業を減らし、データに基づいた売上予測や、放置されている案件の掘り起こしが可能になります。

他のカテゴリと比べて、SFAもCRMも非常に多機能なツールですが、最も定着が難しいツールでもあります。現場の入力負荷を減らす工夫（名刺スキャン連携や、カレンダー連携など）があるかを重視してください。

MA（マーケティングオートメーション）

見込み客（リード）の獲得から育成を自動化するツールです。
Webサイトへのアクセス状況やメールの開封率を分析し、「今、興味を持っている顧客」を自動で抽出して営業に通知します。

MAツールは、シナリオ設計（誰にいつメールを送るか）が複雑になりがちです。使いこなしには一定の経験を必要とします。ツール選定の際には、機能がシンプルなツール、または、導入後のコンサルティングサポートが充実しているベンダーを選ぶのが安全です。

Video Agent（対話型動画）

2025年の注目トレンドとして、「説明業務そのもの」を自動化するツールが登場しています。従来の動画配信とは異なり、視聴者が動画内の設問に答えることで内容が分岐する「対話型」であることが特徴です。

営業資料の説明、採用ピッチ、カスタマーサポートの操作案内など、「人が毎回同じ説明をしている業務」をデジタルヒューマンや動画に代行させることができます。営業担当やCS担当が、「説明対応」から解放され、本来の提案や課題解決に集中できます。

視聴者が何に興味を持ち、どの選択肢を選んだかという「インテントデータ（顧客の意図）」が、自動的に記録・分析されます。SFA/CRMへの入力が負担になっている組織にとって、「動画を送るだけで、顧客への説明とデータ収集が同時に完了する」というアプローチは、現場に定着しやすい有力な選択肢の一つです。

3つのカテゴリ別おすすめDXツール11選

「バックオフィス・定型業務」

1. 【電子契約】クラウドサイン

クラウドサインは、電子署名法に準拠したクラウド型電子契約サービスです。「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業を契約締結から契約書管理までオンラインだけで完結させます。また、電子契約に関連する領域のソリューションや、すでにお使いのビジネスソリューションとの連携で業務をより効率化させます。導入社数250万社以上、累計送信件数3000万件超の国内シェアNo.1の電子契約サービスです。

参考：https://www.cloudsign.jp/

2. 【経費精算】バクラク経費精算

バクラク経費精算は、領収書をまとめて撮影するだけで、高精度AI-OCRが最短数秒でデータ化します。経費精算かカード払いか、支払い手段もAIが自動で判断するので、レシートの分類も不要です。くしゃくしゃのレシートも⻑尺レシートも読み取ります。AIで経費精算の手入力をゼロにします。また、部署ごと用途ごとにクレジットカード発行し、カード払いで、仮払い・小口現金が不要になり、稟議や申請との紐付けも効率化します。

参考：https://bakuraku.jp/lp/ad_expense_4/

3. 【人事・労務】SmartHR

SmartHRは、人事・労務の業務効率化をしながら、あらゆる人事データを一元管理します。人事・労務の業務アプリケーションとして使うほど、従業員のさまざまな情報が集まり、従業員データベースが充実します。常に最新の情報が反映された「使えるデータ」でタレントマネジメントを推進し、従業員と組織のパフォーマンスを向上できるのです。SmartHRなら人事データの「収集・蓄積」と「活用」を同時に実現させます。

参考：https://smarthr.jp/

4. 【RPA】ロボオペレータ

ロボオペレータは、プログラミング知識が一切不要で、誰でも迷わずかんたんに業務自動化を実現できるソフトウェア（AI-RPA）です。現場の実務担当者様が使うことを前提とした製品機能・サポートで、業種・規模を問わず多くの企業様にご導入いただいています。データ入力・数値集計・帳票作成、Webサイトでのデータ取得やフォーム入力といった様々な定型業務を「すぐにそのまま」自動化できます。

参考：https://robooperator.jp/

「チームの連携・生産性」

5. 【ビジネスチャット】Slack

Slackは、人と情報を集約するプラットフォームです。伝えたいことは、文字でも、音声でも。社外の組織ともやり取りできます。「6か月前に意思決定が行われた理由」や「その契約条件を承認した担当者」をSlackで質問するだけで、過去のあらゆる会話やファイル、プロジェクトの最新情報が見つかります。また、2,600種類を超えるアプリを連携して、複数ステップのタスクをSlack内で自動化されたアクションに変えることができます。

参考：https://slack.com/intl/ja-jp/

6. 【プロジェクト管理】Backlog

Backlog（バックログ）は、プロジェクト・タスク管理ツールです。プロジェクトごとに発生する課題などの情報をオンライン上で一元管理。他のツールにはないコミュニケーション機能でチームのコミュニケーションを促進し、プロジェクトを成功へと導きます。使いやすいユーザインターフェースを追求しているので、これまでにプロジェクト管理ツールを使用したことがない方でも、すぐに簡単に使うことができます。

参考：https://backlog.com/ja/lp-task-management01/

7. 【Web会議】MAXHUB

MAXHUBは、WEB会議に必要なカメラ・マイク・スピーカー・Windows PCを搭載したインタラクティブホワイトボードです。高画質カメラと高性能マイク、AIノイズキャンセリングにより、ZoomやTeams等のWEB会議アプリのポテンシャルを最大限に引き出します。ワンタッチで会議を開始でき、ワイヤレス画面共有やホワイトボード機能とシームレスに連携。遠隔地でもクリアな映像・音声で円滑なコミュニケーションを実現し、会議を劇的に効率化するオールインワン・スマート会議システムです。

参考：https://campaign-maxhub.jp/lp/display-ad/

8. 【情報共有】Notion

Notionは、社内に散在するドキュメント、議事録、各種データ、社内Wikiといったあらゆる情報を一元管理できる「オールインワン・ワークスペース」です。部署ごと、ツールごとに情報がサイロ化する課題を、柔軟なデータベース機能と強力な検索機能（エンタープライズサーチ）で解決。さらに最新のAI機能（AIエージェント）を活用すれば、定型的なタスクの自動化やレポート作成も可能です。DX推進の基盤となる「信頼できる唯一の情報源」を構築し、ナレッジの共有と業務の属人化解消を強力にサポートします。

参考：https://www.notion.com/ja

「営業・顧客対応」

9. 【SFA・CRM】Mazrica Sales

Mazrica Salesは、日本の営業DXが抱える課題から生まれた、「誰でも使える、誰でも成果を出せる」国産・後発の次世代型営業DXプラットフォーム（SFA/CRM）です。リード獲得・追客・未開拓顧客の獲得や営業推進まで、わかりやすく１つに。また、BIレポート・ダッシュボードで誰もがわかる形に可視化することで、スピーディな戦略策定・経営判断を後押しします。不確実性が高まる現代、変化への対応スピードが鍵を握ります。Mazricaなら高度な開発知識や経験がなくても、『誰でも』その場で柔軟にカスタマイズ可能です。

参考：https://product-senses.mazrica.com/

10. 【MA】List Finder

List Finderは、BtoB企業に”ちょうどいい”機能を網羅したシンプルで使いやすいMAツールです。使いやすい機能に絞っているから、操作で迷わずすぐに実践投入できます。経験豊富なサポートチームが、営業チームを巻き込んだ成果創出まで徹底支援。商談獲得できるまで伴走するため、初めてのMA導入でも安心です。だから、List Finderは利用継続率99%。動き出した“見込み顧客”を、逃さず商談へつなげる”ちょうどいい”MAツールです。

参考：https://promote.list-finder.jp/

11. 【対話型動画】Video Agent LOOV

LOOVのVideo Agentは、プレゼン動画内に設問を表示し、その回答結果に応じて内容が変化するVideo Agentを簡単に作成できます。自社サイトやメール文面だけでは魅力を伝えることに限界があります。Video Agentであれば、最適なプレゼンを自動的におこなえます。さらに受け手の反応データやインテントデータが蓄積されるため、顧客が「どんな情報を求めているか」「いつアプローチすべきか」が可視化されます。それによりマーケティングの成果を大きく向上させます。

参考：https://loov-video.com/for-sales/

DXツールを定着させるための導入ステップ

優れたDXツールを選定できても、現場で使われなければ意味がありません。「ツール導入疲れ」を避け、DXを成功させるためには、ツールを「定着」させるプロセスが不可欠です。

1. 業務の棚卸しと「小さな成功体験」の設計

記事の冒頭でも触れましたが、まずは現状の業務フローを可視化し、「どこに最も時間がかかっているか」「どこでミスが多発しているか」を特定します。このとき、いきなり全社的な大改革を目指すのではなく、「特定の部署の、特定の業務」に絞り込むことが成功の鍵です。

たとえば、「営業部のアポ取りの手間」や「経理部の請求書発行作業」など、現場が最も痛みを感じている課題（ペイン）を解決できるツールを選びます。ここで「導入したら確実に楽になった」という小さな成功体験（スモールスタート）を作ることが、全社展開への抵抗感をなくす最善手です。

2. トライアル運用と効果検証

多くのSaaSツールには無料トライアル期間が設けられています。本導入の前に、必ず複数のツールを実際に触り比べましょう。

検証ポイント

• 本当に現場の課題を解決できるか？
• ITリテラシーが高くない従業員でも直感的に操作できるか？
• 既存のシステム（特にExcelや基幹システム）と連携できるか？

この検証を怠ると、「機能が複雑すぎて使えない」「データ連携が手作業で、逆に工数が増えた」といった失敗につながります。

3. マニュアル整備と社内定着の推進

ツール導入は「情シス部門に丸投げ」では定着しません。実際にツールを使う現場部門に「推進担当者」を立て、シンプルなマニュアル整備や社内勉強会を実施することが重要です。

経済産業省「DX支援ガイダンス」の中でも、DX推進のための体制整備や人材育成の重要性を説いています。ツールという「武器」と、それを使いこなす「体制・人材」はセットで考える必要があります。これも記事冒頭で述べた通り、「ツール導入が目的」にならないよう、DX推進の目的を明確にし、「DXの全体設計」の中で、ツール導入と並行して、DX推進体制とDX人材育成の計画を立てましょう。

参考：経済産業省「DX支援ガイダンス（概要版）」

まとめ

今回は、DXツール選定で失敗しないための考え方と、課題別のツールの選び方を解説しました。最後に、DX推進担当者が常に立ち返るべき「3つの原則」を振り返ります。

1. 「手段の目的化」を避ける

ツール導入をゴールにせず、必ず「業務の棚卸し」と「あるべき姿の設計」を先行させてください。「DXの進め方」を詳しく解説した関連記事をぜひ参考にしてください。

2. 「全体最適」の順序を守る

「部分最適」の罠を避け、まずは社内の情報連携基盤（神経系）を整え、その上でデータを活用するツール（筋肉）を導入する、という順序を意識してください。

3. 「スモールスタート」を徹底する

いきなり全社導入を目指さず、特定の部署の明確な課題を解決することで「小さな成功体験」を作り、そこから横展開することが定着の鍵です。

DXツール選定という複雑な迷路において、この記事が自社の現在地と進むべき道を示す「羅針盤」となれば幸いです。

関連記事：「DXの進め方とは？3フェーズと8ステップで解説する失敗しないDX推進」

DXツールに関するよくある質問

Q. DXツールと、従来のITツールは何が違うのですか？

目的が異なります。従来のITツールは、主に「業務の効率化」や「自動化」（デジタライゼーション）を目的としていました。一方、DXツールは、それに加えて、ツールを通じて収集されたデータを分析・活用し、「ビジネスモデルそのものの変革や、新たな顧客価値の創出」までを目指す点が大きな違いです。

Q. 結局、DXは何から始めればよいのでしょうか？

まずは「業務の棚卸し」と「社内コミュニケーション基盤の整備」から始めることを推奨します。組織内の情報がスムーズに流通する状態（脱・メール、脱・属人化）を作らないと、SFAやMAのような高度なツールを導入してもデータが活用されず、効果が半減するためです。ビジネスチャットの導入や、ファイル共有ルールの整備など、「足元のDX」から着手するのが確実です。

Q. 無料のDXツールでも効果はありますか？

用途を限定すれば十分に効果があります。例えば、Google WorkspaceやSlack、Trelloなどの無料プランは、チーム連携やタスク管理において非常に強力です。
ただし、無料ツールは「機能制限（利用人数や保存容量など）」や「サポート体制の不足」がある場合が多いため、まずは無料でスモールスタートし、効果が実感できてから有料プランに切り替える、という進め方が最もリスクが低いでしょう。