人事アウトソーシングとは

人事アウトソーシングとは、企業の人事・総務部門が担う業務の一部、またはすべてを外部の専門企業に委託することです。定型的な事務作業や専門的な知識が求められる業務を外部に切り出すことで、社内のリソースを戦略的な業務に集中させることを目的とします。

アウトソーシングと似た言葉に「人材派遣」がありますが、両者は根本的に異なります。人材派遣は、外部から人材を派遣してもらい、自社の指揮命令のもとで業務を行ってもらうこと。一方、アウトソーシングは、業務そのものを外部に委託し、委託先の専門家が責任をもって業務を遂行します。これにより、企業は人材を育成する手間や、担当者の急な離職リスクを回避できるという大きなメリットがあります。

アウトソーシングできる人事業務4つ

人事アウトソーシングでは、主に以下のような業務を外部に委託できます。これらの業務は、定型化しやすく、専門知識が求められるため、アウトソーシングとの相性が特に良いとされています。

1. 採用活動

採用活動は、企業にとって未来の成長を左右する重要なプロセスです。しかし、求人媒体の選定から応募者の管理、書類選考、面接日程の調整など、一連の作業は多くの時間を要します。特に中小企業では、専任の採用担当者がおらず、現場の責任者が兼任しながら対応しているケースも少なくありません。

採用活動のアウトソーシングでは、委託先が求人票の作成代行、応募者の問い合わせ対応、面接スケジュールの調整などを引き受けてくれます。これにより、社内の担当者は、面接そのものや、入社後の受け入れ体制の構築といった、より質の高いコア業務に集中できます。

2. 労務管理

従業員の勤怠管理や、入社・退社時の社会保険手続き、育児・介護休業の手続き、雇用契約書の作成・管理など、労務管理業務は多岐にわたります。これらの業務は労働基準法や社会保険関連法規など、常に変動する法律に基づいているため、専門的な知識が不可欠です。

アウトソーシングを活用すれば、法律の専門家である社会保険労務士などが在籍する企業にこれらの業務を任せられます。これにより、自社で法改正の情報を追いかけたり、複雑な手続きに悩まされたりする負担から解放されます。

3. 給与計算・年末調整

毎月の給与計算は、正確性が最も重要でありながら、非常に時間を要する業務です。労働時間や残業手当、各種控除額の計算、源泉徴収、そして年に一度の年末調整は、小さなミスが従業員の不信感につながりかねません。

給与計算のアウトソーシングは、専門家による正確な計算と、法改正への迅速な対応が大きな魅力です。給与明細の発行から振込データの作成、そして住民税や所得税の計算・納付まで、一連の業務を委託できます。

4. 人材育成

人材育成は、企業の成長に欠かせない要素です。しかし、研修プログラムの企画・運営、社内講師の確保、eラーニングシステムの導入・運用など、多くの時間と専門知識が必要となります。特に、中長期的な育成計画の立案は、日々の業務に追われる中で後回しにされがちです。

アウトソーシング先の中には、新入社員研修や管理職研修、各種スキルアップ研修など、ニーズに応じたプログラムを提供している企業があります。自社の課題や目的に合わせてカスタマイズされた研修を導入することで、効果的かつ効率的な人材育成を実現できます。

費用相場・料金体系

人事アウトソーシングの費用は、委託する業務の範囲や従業員数、サービス内容によって大きく変動します。ここでは、一般的な相場と料金体系について解説します。

月額料金の目安

多くの場合、月額料金は「基本料金＋従業員数に応じた従量課金」で構成されます。たとえば、給与計算業務の場合、基本料金が数万円で、従業員1人あたり数百円〜数千円が加算される料金体系が一般的です。従業員数が少ない中小企業であれば、月額5万円程度から利用できるサービスも多くあります。ただし、依頼する業務が複数にわたる場合は、その分費用は高くなります。

初期費用・追加費用の有無

サービスによっては、導入時に初期費用が発生する場合があります。これは、既存の給与システムや勤怠システムからのデータ移行、業務フローの設計などにかかる費用です。また、年末調整や社会保険の算定基礎届など、特定の時期に発生する業務については、月額料金とは別に「追加費用」として請求されることがあります。料金体系はサービスによってさまざまなので、契約前に必ず内訳を確認することが重要です。

内製とアウトソーシングのコスト比較

アウトソーシングの費用を検討する際は、単に月額料金だけで判断するのではなく、内製した場合の人件費や間接費と比較することが大切です。給与計算を内製する場合、担当者の人件費に加えて、給与ソフトの導入・更新費用、研修費用、業務効率化にかかる時間など、見えにくいコストも発生します。

これらを総合的に比較すると、専門的なアウトソーシングサービスに委託する方が、結果的にコスト削減につながるケースは少なくありません。

人事アウトソーシングの4つのメリット

人事アウトソーシングは、単に業務を外部に任せるだけでなく、企業にさまざまなメリットをもたらします。

1. コア業務に集中できる

日々の定型業務から解放されることで、人事担当者は、より企業の成長に直結するコア業務に時間を使えるようになります。たとえば、組織風土改革、従業員のキャリア開発支援、エンゲージメント向上施策、戦略的な人材配置などです。

これらの業務は、人事業務の専門知識だけでなく、自社のビジョンや社員の状況を深く理解している社内担当者だからこそできる仕事です。アウトソーシングにより人事担当者は、より企業の成長に貢献する戦略的な役割を担えるようになります。

2. コスト削減につながる

「アウトソーシングは費用がかかる」と考える方もいますが、実は長期的に見るとコスト削減につながる可能性があります。給与計算や社会保険手続きの担当者を自社で雇用する場合、人件費に加えて、採用・教育コスト、PCや備品代なども発生します。

アウトソーシングであれば、これらのコストをサービス利用料に一本化できます。また、専門家が効率的に業務を行うことで、生産性向上にもつながります。

3. 専門知識の活用で質が向上

人事労務関連の法律は頻繁に改正されます。自社で最新の情報を追いかけ、正確に業務に反映させることは大きな負担です。アウトソーシング先は、人事労務の専門家が在籍しているため、常に最新の法制度に基づいた業務遂行が期待できます。これにより、手続きミスやコンプライアンス違反のリスクを回避し、業務の質を向上させられます。

4. 法改正リスクの回避

労働基準法や社会保険関連法の改正は、企業の人事労務管理に大きな影響を与えます。たとえば、電子申請の義務化や育児・介護休業法の改正など、対応を怠ると罰則の対象となる場合もあります。専門家であるアウトソーシング先は、常に法改正にアンテナを張り、迅速かつ正確に対応してくれるため、自社の法務リスクを大幅に軽減できます。

人事アウトソーシングの3つのデメリット

多くのメリットがある一方で、人事アウトソーシングには注意すべきデメリットも存在します。導入を検討する際は、これらを十分に理解しておくことが重要です。

1. ノウハウ流出のリスク

業務を外部に委託することで、社内にノウハウが蓄積されにくくなるというデメリットがあります。特に、採用活動や人材育成といった、企業の競争力に直結する業務をすべて任せてしまうと、将来的に内製化しようとした際に自力で対応できなくなる可能性があります。

そのため、委託する業務は慎重に選定し、社内担当者もアウトソーシング先との連携を通じて、新しい知識や知見を吸収する姿勢が大切です。

2. 委託範囲の調整が難しい

人事アウトソーシングは、委託する業務の範囲を明確に定義しなければなりません。「どこからどこまでを任せるのか」が曖昧なままだと、後から「これもやってほしい」「それは委託範囲外です」といった認識のズレが生じ、トラブルに発展する可能性があります。導入前に、自社の現状と課題を徹底的に分析し、委託する業務範囲を具体的に、かつ書面で明確にすることが不可欠です。

3. 情報漏洩などセキュリティリスク

従業員の個人情報を含む機密性の高い情報を外部に預けるため、情報漏洩のリスクは最大の懸念点です。委託先のセキュリティ体制が不十分であれば、思わぬ事故につながる恐れがあります。そのため、契約前には必ず、セキュリティ認証（ISMSなど）の取得状況や、データの管理体制、過去の実績などを確認することが重要です。

また、委託先が適切なセキュリティ対策を講じているか、自社でも定期的に確認する体制を構築しておく必要があります。

人事アウトソーシング主要サービス5選

数ある人事アウトソーシングサービスの中から、特におすすめのサービスを5つご紹介します。

1. 株式会社パソナ

株式会社パソナは、人事部門の「戦略人事」の実現に向けて、人事業務のスペシャリストがクラウドツールなどを有効に組み合わせて、給与計算など人事バックオフィスを支える「人事BPO」を提供しています。豊富な運用実績や事例をもとにシステム導入を支援し、企業の将来の成長に向けた高度な人事戦略をサポートします。
参考：https://www.pasona.co.jp/clients/service/bpo/hr-labor-management/

2. freee株式会社

freeeのクラウドソフト「freee人事労務」上にアウトソースした業務情報が蓄積されるため、いつでも内容を確認できます。また、企業の成長フェーズに合わせて外注から内製へとスムーズに切り替えることも可能です。給与計算業務だけでなく、入退社手続き、身上変更、年末調整など、労務に関するあらゆるノンコア業務を任せることができます。
参考：https://www.freee.co.jp/bpaas/hr/

3. 株式会社ペイロール

株式会社ペイロールが提供するCOMIT HRは、給与計算業務をトータルサポートする「フルスコープ型アウトソーシング」を展開しています。人事業務の現状を詳細に分析し、課題に合わせた最適なサービスを提案。工数のかかる給与計算業務を大幅に削減し、人事部の業務軽減に大きく貢献します。
参考：https://www.comit-hr.jp/

4. 株式会社JOE

株式会社JOEでは、人事給与専門のITベンダー&アウトソーサーとして、クラウドシステムと業務代行の「人事給与業務アウトソーシングサービス(BPO)」をご提供しています。創業50年の豊富な経験とノウハウで、人事給与業務の効率化・コスト削減を実現し、業務をサポートします。
参考：https://www.joe-hr.com/service/bpo/

5. エイチアールワン株式会社

給与計算・福利厚生業務、人事システムの構築・運用、人事管理など、広い業務範囲、柔軟性が特徴です。複数企業の給与計算や人事システムの構築・運用など、豊富な導入実績で大企業から中小企業まで幅広く対応しています。
参考：https://www.hrone.co.jp/

人事アウトソーシングを導入するための3つのステップ

自社に最適なアウトソーシングサービスを導入するためには、以下の3つのステップで準備・検討を進めることが成功の鍵となります。

1. 自社の課題と目的を整理

まずは、「なぜ人事アウトソーシングを導入したいのか」を明確にします。「採用活動に時間がかかりすぎる」「給与計算のミスをなくしたい」「法改正への対応に不安がある」など、具体的な課題を洗い出しましょう。この段階で、課題解決のゴールを設定しておくことで、導入後の効果測定も容易になります。

2. 委託範囲の明確化

洗い出した課題を解決するために、どの業務をアウトソーシングするのか、委託範囲を具体的に決めます。給与計算だけを任せるのか、それとも採用活動や労務管理もまとめて委託するのか、業務の複雑性や量、そして予算を考慮して、最適な委託範囲を決定しましょう。

3. 業務フローの整理

アウトソーシングを導入する業務について、まずはこれまでの業務フローを見直しましょう。そのうえで、どの情報を・どの方法で・いつ渡すのかといったルールを明確にしておくことが重要です。さらに、委託先との連携方法やイレギュラー発生時の対応、既存システムとの連携可否についても事前に検討しておくことで、導入後のコミュニケーションのズレやトラブルを未然に防げます。

サービス比較の5つのチェックポイント

具体的なサービスを比較検討する際には、以下の5つのポイントに注目しましょう。

1. 対応できる業務範囲

人事アウトソーシングサービスを選ぶ際、最も重要なのが、自社が本当に委託したい業務をそのサービスがカバーしているかを確認することです。給与計算や社会保険手続きといった基本的な業務だけでなく、採用活動の代行、研修プログラムの提供、人事制度の設計・運用支援など、サービスによって対応範囲は大きく異なります。

契約後に「この業務は対応していなかった」という事態を避けるためにも、事前に自社の課題を洗い出し、その課題を解決できる業務範囲を明確にしているサービスを選ぶ必要があります。

2. 料金体系とコストバランス

アウトソーシングの費用は、サービスや委託する業務量によってさまざまです。料金体系は、主に「月額固定料金制」「従量課金制」「ハイブリッド型」に分かれます。月額固定料金制は、従業員数に関わらず一律の料金で、予算が立てやすいのが特徴です。

一方、従量課金制は、従業員数や処理件数に応じて料金が変動するため、変動費として捉えやすいでしょう。単に月額料金の安さだけでなく、追加費用や初期費用の有無、そして自社で内製した場合の人件費や間接コストとのバランスを総合的に比較検討することが大切です。

3. セキュリティ体制

人事アウトソーシングは、従業員の個人情報や機密情報を外部に委託するため、セキュリティ体制は最も慎重に確認すべき項目です。具体的には、プライバシーマークや情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）認証（ISO/IEC 27001）などの第三者認証を取得しているかを確認しましょう。

これらの認証は、個人情報や情報資産を適切に管理する体制が整っていることの証明になります。また、個人情報保護に関する具体的な取り組みについても、契約前にしっかりと確認することが不可欠です。

4. 導入実績

自社と同じ業種や規模の企業での導入実績があるかどうかも、重要な判断材料となります。たとえば、製造業とIT企業では、人事業務の特性や課題が異なる場合があります。同業種での実績が豊富なサービスは、業界特有の慣習や課題を理解している可能性が高く、スムーズな導入や運用が期待できます。

また、自社の従業員数に応じた実績があるサービスを選ぶことで、自社の規模に合わせた柔軟な対応やサポートが受けやすくなります。

5. 既存システムとの連携性

すでに自社で勤怠管理システムや経費精算システムなどを導入している場合、アウトソーシングサービスがこれらの既存システムと円滑に連携できるかを確認することが大切です。データの入力や転記作業が自動化できるシステム連携性が高いサービスであれば、より効率的な運用が実現します。

反対に、システム連携ができない場合、データの手動入力や出力作業が必要となり、かえって業務負担が増加してしまう可能性があります。連携の可否や方法について、事前にサービス提供会社に確認し、デモンストレーションなどを通じて実際の連携状況を把握しておきましょう。

導入を成功させるための3つのポイント

アウトソーシングは、導入すれば終わりではありません。成功させるためには、委託先との継続的な連携が不可欠です。

1. 委託範囲を明確にする

先述の通り、事前に委託範囲を明確に定義し、契約書に明記することが最も重要です。曖昧なまま進めると、後から追加費用が発生したり、認識のずれからトラブルに発展したりするリスクがあります。

2. 定期的な情報共有体制を築く

アウトソーシング先は、あくまで外部のパートナーです。社内の人事異動や組織変更、新しい人事制度の導入など、人事業務に関わる重要な変更事項は、速やかに共有する体制を築いておきましょう。定期的な定例会を設けるなど、密なコミュニケーションを心がけることが大切です。

3. 社内担当者の役割を残す

すべての業務をアウトソーシングに任せるのではなく、社内担当者の役割を明確に残しておくことが重要です。具体的には、アウトソーシング先の窓口担当、業務指示、進捗管理などです。これにより、外部に業務を任せつつも、人事業務全体の把握とコントロールが可能になります。

まとめ

人事アウトソーシングは、人事業務の効率化やコスト削減、専門性の向上を実現し、企業の成長を加速させる強力な手段です。日々の煩雑な業務から解放されることで、人事担当者は、人材戦略の立案や組織開発といった、より価値の高いコア業務に集中できます。

導入を成功させるためには、自社の課題と目的を明確にし、最適なサービスを選定すること、そして委託先との信頼関係を築くことが不可欠です。この記事で紹介したメリット・デメリット、費用相場、選び方を参考に、ぜひ自社に最適なアウトソーシングの形を見つけてください。

よくある質問

Q1. 人事アウトソーシングの費用はどのくらいかかりますか？

委託する業務範囲や従業員数、サービス内容によって大きく変動しますが、一般的な給与計算代行サービスの場合、月額料金は数万円〜十数万円が目安です。これに加えて、初期費用や特定の時期に追加費用が発生する場合があります。複数のサービスから見積もりを取り、自社の予算やニーズに合ったサービスを比較検討することが重要です。

Q2. どの範囲まで業務を委託できますか？

多くのサービスが、給与計算、社会保険手続き、年末調整といった定型業務に対応しています。サービスによっては、採用活動の代行や、人事制度の設計・運用支援、研修プログラムの提供など、より戦略的な業務まで委託できるものもあります。自社の課題に合わせて、委託したい業務範囲を事前にリストアップしておくことをおすすめします。

Q3. 中小企業でも導入することは可能ですか？

はい、可能です。むしろ、人事担当者が少数で多くの業務を兼任している中小企業こそ、アウトソーシングの恩恵を大きく受けられます。月額数万円から利用できるサービスも多く、コストを抑えながら人事の専門性を高めることができます。まずは、最も負担になっている業務から部分的にアウトソーシングを始めてみるのも良いでしょう。