人事業務効率化の必要性と3つの背景

1. 業務量の増大と複雑化

近年、人事部門の業務範囲は採用や労務管理だけでなく、人材育成や組織開発、ダイバーシティ推進などへと広がっています。加えて、働き方改革やリモートワークの普及に伴い、制度設計や勤怠管理の形態も多様化しました。

こうした変化は、従来よりも多くの業務を限られた人員でこなす必要性を生み出し、現場への負担を増大させています。効率化の仕組みを整えなければ、重要な施策が後回しになり、企業の成長戦略そのものに遅れが生じかねません。

2. 属人化による業務停滞リスク

人事業務は、特定の担当者が独自の方法で進めているケースが少なくありません。この「属人化」は、担当者の異動や退職が発生した際に、業務が一時的に停止したり、品質が低下したりする大きなリスクとなります。
効率化の取り組みは、単なるスピードアップにとどまらず、業務の標準化やマニュアル化を通じて属人化を解消し、誰が担当しても同じ品質で業務を進められる体制を作ることにもつながります。

3. DX推進の遅れと競争力低下

デジタル技術を活用した業務改善、いわゆるDX（デジタルトランスフォーメーション）は、多くの企業で優先課題として掲げられています。しかし、人事分野では未だに紙ベースやExcel依存の運用が残っており、情報共有や分析が遅れる要因になっています。

競合企業がAIやクラウドシステムを導入し、人事業務の自動化やデータ活用を進める中で、DX化が遅れることは採用力や組織運営力の差となって表れます。効率化は単なる業務改善ではなく、企業競争力を維持・向上させるための戦略的な投資ともいえるでしょう。

効率化すべき人事業務の7領域

人事業務と一口にいっても、その範囲は広く、担当者の負担が集中する領域は企業ごとに異なります。ここでは、多くの企業で共通して効率化の効果が大きい7つの領域を整理します。それぞれの特徴や課題を理解することで、優先順位をつけた改善計画が立てやすくなります。

1. 人事計画（人材配置・組織戦略）

人事計画は、企業の経営戦略に沿って人材の採用・配置・育成を計画的に行う活動です。業務の中では、各部門の人員数やスキル構成を分析し、中長期的な配置計画を立てます。従来はExcelや紙資料で行うケースが多く、情報更新や共有に時間がかかっていました。人事管理システムやデータ分析ツールの導入により、リアルタイムでの情報反映と戦略的な判断が可能になります。

2. 採用活動（求人管理・選考・面接）

採用活動は人事業務の中でも特に工数がかかる領域です。求人票作成、応募者管理、面接調整、評価の取りまとめなど、多くのプロセスがあります。近年では、採用管理システム（ATS）やAIスクリーニング、面接自動化ツールを活用することで、候補者の発掘から評価まで一貫して効率化できます。

3. 人材育成（研修・スキル管理）

社員のスキルアップやリスキリングは、企業の競争力を維持・向上させる重要な施策です。しかし、研修計画の立案、受講状況の管理、成果測定は煩雑になりがちです。オンライン研修（eラーニング）やLMS（学習管理システム）を導入すれば、受講状況の可視化や研修資料の一元管理が可能となり、教育担当者の負担を軽減できます。

4. 労務管理（勤怠・契約・社会保険）

労務管理には、勤怠集計、契約更新、社会保険手続きなどの正確性が求められる定型業務が多く含まれます。これらはミスが許されないため、手作業ではチェックに時間がかかります。クラウド型の労務管理システムや電子申請の活用により、入力ミス防止や処理スピード向上が実現できます。

5. 人事評価（評価制度・フィードバック）

評価制度の運用では、評価項目の設定、フィードバック内容の記録、評価結果の集計など、事務作業が多く発生します。システム化により、評価データの集計や分析を自動化できるほか、社員との評価面談準備もスムーズになります。特に、過去の評価履歴や成果データを一元管理することで、評価の透明性向上にもつながります。

6. 給与計算（計算・支払い・税務処理）

給与計算は毎月発生し、ミスが従業員の信頼低下に直結する重要業務です。基本給や残業代、控除、税金計算など多くの要素があり、法改正への対応も必要です。給与計算ソフトやクラウド型給与管理サービスを活用すれば、計算ミス防止と作業時間の短縮が可能になります。

7. その他定型業務（文書管理・各種申請）

人事部門には、雇用契約書の保管、証明書の発行、社内申請の受付など、日常的に発生する定型業務が多数あります。これらは一つひとつの業務負担は小さいものの、積み重なると大きな時間ロスになります。ワークフローシステムや文書管理ツールを導入することで、ペーパーレス化と業務の一元化が進みます。

人事業務効率化の5ステップ

効率化を進めるには、やみくもにツールを導入したり、部分的な改善にとどめたりするのではなく、全体の流れを踏まえた計画的な取り組みが欠かせません。ここでは、多くの企業で成果を上げている実践的な5つのステップを紹介します。

1. 業務の洗い出しと可視化

最初のステップは、現状の人事業務を細かく洗い出すことです。採用、労務、評価、給与計算など、業務領域ごとにプロセスを分解し、担当者、所要時間、使用ツール、発生頻度を記録します。

これにより、どの業務に時間をかけているのか、重複や無駄がどこにあるのかが可視化され、改善のための基礎データが得られます。業務フローチャートや役割分担表を作成すると、部門間の連携状況も明確になります。

2. 課題整理と優先度付け

可視化した業務の中から、改善効果が大きい領域を特定します。選定の基準は、①作業量が多い、②ミスが起きやすい、③属人化が進んでいる、④他部門への影響が大きい、の4点です。
優先順位をつけることで、限られたリソースを最も効果的な部分に集中させることができます。また、この段階で「すぐ着手すべき短期改善」と「中長期的に取り組む改革」に分けて整理しておくと、計画が立てやすくなります。

3. 改善施策の選定（IT化・アウトソーシング・標準化）

課題ごとに最適な改善方法を検討します。

• IT化：採用管理システムや労務管理クラウドなど、ITツールの導入で手作業を削減
• アウトソーシング：給与計算や社会保険手続きなど専門性の高い業務を外部委託
• 標準化：業務マニュアルの作成やフォーマット統一による属人化防止

複数の施策を組合わせることで、短期的な負担軽減と長期的な生産性向上を両立できます。

4. 実行計画の立案と推進

施策が決まったら、具体的な実行計画を立てます。導入スケジュール、担当者、必要な研修、評価指標（KPI）を明確化し、関係者全員が理解したうえでスタートすることが重要です。新しいツールやプロセスは現場の抵抗を受けやすいため、試験運用（パイロット導入）や小規模な検証を経て全社展開するとスムーズです。

5. 効果測定と改善（PDCA）

導入後は、定期的に成果を評価し、改善を重ねることが欠かせません。工数削減時間、ミス削減率、社員満足度などの指標をもとに、施策の有効性を検証します。改善のサイクルを継続的に回すことで、環境変化や制度改正にも柔軟に対応できる体制が整います。

DXを活用した人事業務効率化の3つの方向性

人事業務の効率化を進めるうえで、デジタル技術の活用はもはや選択肢ではなく必須の戦略です。特にDX（デジタルトランスフォーメーション）は、単なる業務自動化にとどまらず、業務プロセスそのものを変革し、人事部門の役割を戦略的なパートナーへと進化させます。ここでは、成果に直結しやすい3つの方向性を紹介します。

1. クラウド化による情報共有

クラウド型人事システムを導入することで、採用、労務、評価、給与などの情報を一元管理し、どこからでもアクセス可能になります。紙やPC上に保存したファイルに依存する場合に比べ、更新の反映や共有が即時に行えるため、意思決定のスピードが向上します。

また、部門間や経営層とのデータ共有が容易になり、人事データを戦略的な分析や施策立案に活用しやすくなります。セキュリティ面でも、アクセス権限の設定やログ管理により情報漏えいリスクを低減できます。

2. RPAでの定型業務自動化

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、人がPC上で行っている繰り返し作業をソフトウェアロボットに代行させる技術です。勤怠データの集計、給与計算の下準備、社会保険の申請書作成など、時間と労力を要する定型業務の多くを自動化できます。

これにより、担当者は付加価値の高い業務に時間を割けるようになり、全体の生産性が向上します。導入前には業務フローの見直しを行い、自動化の対象範囲を明確化しておくことが成功のポイントです。

3. AI活用による採用・評価の高度化

AI技術は採用活動や人事評価の精度向上にも大きく貢献します。採用では、応募書類のスクリーニングや候補者のマッチング、面接スケジュール調整などをAIが支援します。評価の分野では、過去の業績データやスキル評価、360度フィードバックなどをAIが解析し、客観性の高い評価結果を提示できます。

さらに、AIは潜在的な離職リスクの高い社員を予測し、早期のフォローや育成施策に役立てることも可能です。こうした活用により、人事業務は単なる事務作業からデータドリブンな意思決定の領域へと進化します。

DXの導入は、一度にすべてを実施する必要はありません。クラウド化、RPA、AI活用の中から、自社の課題や優先順位に合わせて着手することで、効果を実感しやすくなります。

人事業務の効率化に役立つツール11選

人事業務の効率化を実現するには、課題や業務特性に合わせて適切なツールを選ぶことが欠かせません。ここでは、多くの企業で導入効果が高い4つのカテゴリーを取り上げ、それぞれの特徴や活用ポイントを解説します。

人事管理システム2選

人事管理システム（HRMS）は、従業員情報の一元管理を可能にする基盤です。氏名や連絡先、雇用形態といった基本情報だけでなく、異動履歴やスキル情報、研修受講歴なども記録できます。

この仕組みにより、紙やExcelでの分散管理による入力ミスや情報の重複を防ぎ、リアルタイムでの情報活用が可能になります。経営層や他部門と共有する際のデータ抽出も容易になり、意思決定のスピードが上がります。

1. カオナビ

カオナビは、社員の個性・才能を発掘し戦略人事を加速させるタレントマネジメントシステムです。社員の顔や名前、経験、評価、スキルなどの人材情報を一元管理して可視化することで、最適な人材配置やリスキリング推進といった戦略的なタレントマネジメント業務を可能にします。

参考：https://www.kaonavi.jp/

2. ヒトマワリ

ヒトマワリは、人事情報のマスターデータを作り、その活用と業務効率を高めるHRDP（human resource data platform）を提供しています。組織づくりやビジネスに関する情報もすべてパーソナルデータとして収集・蓄積・分析し、そのアウトプットまでを一元管理できるクラウド型戦略人事システムです。

参考：https://www.hitomawari.jp/

採用動画システム1選

採用動画は、企業や職場の魅力、業務内容、社員の声などを映像で紹介し、求職者に直接情報を届ける手法です。また、業務効率化の観点では、採用動画を活用することで、企業説明会や面接の冒頭で毎回行っている会社紹介や仕事内容の説明を動画で代替できるため、担当者の説明時間を大幅に削減できます。

さらに、求職者が事前に動画を視聴することで、企業理解が深まり、面接時にはより具体的な質問や志望動機の確認に集中できます。その結果、ミスマッチによる辞退や早期離職の防止にもつながります。

1. LOOV（ルーブ）

LOOV（ルーブ）は、プレゼン動画内に設問を表示し、その回答結果に応じて内容が変化するVideo Agentを簡単に作成することができます。「会社説明」「カジュアル面談」「エージェント向けピッチ」などをLOOVが採用担当者の代わりに解説・説明するためミーティングの回数を大幅に削減でき、コスト削減も実現できます。

さらに受け手の反応データやインテントデータが蓄積されるため、候補者一人ひとりの関心や志向に合わせて、最適なメッセージを届ける「採用のパーソナライズ化」を実現します。

参考：https://loov-video.com/for-hr/

採用管理システム2選

採用管理システム（ATS）は、求人票の作成から応募者の選考管理、面接スケジュール調整、評価記録までを一元的に管理します。近年はAI機能を備えたものも増え、応募書類のスクリーニングや候補者マッチングを自動化することで、採用担当者の負担を大幅に軽減できます。

複数の求人媒体や人材紹介会社を利用している場合でも、ATSを使えば応募情報を集約し、進捗管理を一画面で行えるため、採用活動の見える化が進みます。

1. 採マネnext

採マネnextは、採用のコミュニケーションと業務効率の両方を解決するツールです。他の採用管理ツールと同様に説明会や面接のスケジュールの自動化、他媒体との連携や一元管理はもちろん、LINEを活用して候補者とのコミュニケーションを効率化し採用成功まで導きます。

参考：https://line-next.com/

2. らくるーと

らくるーとは、【LINEだけで完結】する採用管理ツールです。採用連絡をLINEに変えると、選考率、内定承諾率が変わります。何故、らくるーとを使うと結果が出るのか、LINE採用に必要な機能を全て標準搭載したLINE・SNS採用に特化した管理ツールだからです。

参考：https://rakuruit.jp/

労務管理システム2選

労務管理システムは、勤怠管理、給与計算、社会保険手続きなどの労務関連業務を効率化します。従業員が打刻した出退勤データが自動で集計され、残業時間や休暇取得状況をリアルタイムで把握できます。

また、社会保険の電子申請や年末調整のオンライン化にも対応でき、書類作成や提出の手間を削減します。法改正への自動対応機能を備えたシステムを選ぶことで、コンプライアンスリスクを軽減できます。

1. SmartHR 労務管理

SmartHR 労務管理は、スマホアプリを通じて、すべての従業員に情報が届き、いつでも・どこでも簡単に雇用契約や入社手続き、住所変更、扶養変更、年末調整など、あらゆる労務の手続きをSmartHRで完結。自動でデータベースが更新されます。業務効率化を推進しながら自然に情報が集まるので、常に最新で正確な従業員データをカンタンに一元管理できます。

参考：https://smarthr.jp/

2. ジョブカン労務

ジョブカン労務HRは、全ての労務業務を自動化・効率化するためのソリューションです。ペーパーレス化された年末調整機能で、書類の配布・記入が不要になり、管理者・従業員の負担を軽減できます。従業員情報はクラウドで一元管理し、社会保険・労働保険・入退社・扶養・氏名変更手続きなどを含むあらゆる手続きを帳票作成から提出までサポートします。

参考：https://lms.jobcan.ne.jp/

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは、社員のスキルやキャリアデータを一元管理し、育成計画や後継者育成に役立てるためのものです。社員の強みや課題を可視化することで、戦略的な人材配置や長期的な人材育成を支援します。

1. タレントパレット

タレントパレットとは、人事に必要な機能がオールインワンの「人事DX」と「科学的人事」を実現するタレントマネジメントシステムです。人事業務を効率化するだけでなく、人材データを分析・活用することで、経営・人事戦略の意思決定の高度化、次世代人材の育成、最適配置、離職防止、採用強化など科学的人事戦略を実現します。

参考：https://www.pa-consul.co.jp/talentpalette/

2. HRMOS タレントマネジメント

HRMOSタレントマネジメントは、圧倒的な使いやすさと充実のサポートで、人事業務の効率化やデータ分析が可能です。社員の経歴やスキル、評価などを管理するだけでなく、人事データを分析・活用し適切な人材配置や離職率の改善に役立てることができます。社員の持つスキルや才能を最大限に引き出し、組織全体のパフォーマンス向上をご支援します。

参考：https://hrmos.co/hr/

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

RPAは、定型的な事務作業を自動化する技術で、人事業務においては勤怠データの転記、給与計算の補助、各種申請書の作成などに活用されます。

1. アシロボ

アシロボは、中小企業向けの低価格RPAツールです。一般的なRPAでは業務フロー図が必要ですが、アシロボはOJT形式（新人スタッフの隣に座り、一緒に画面を見てレクチャー）です。つまり、現場で働く皆様がいつもの「手順とルール」で操作を設定できます。和暦対応や敢えて人間へ確認するなど、細部にこだわった日本企業に特化したシステムです。

参考：https://assirobo.com/

2. ロボオペレーター

ロボオペレータはプログラミング知識が一切不要で、誰でも迷わずかんたんに業務自動化を実現できるソフトウェア（AI-RPA）です。現場の実務担当者様が使うことを前提とした製品機能・サポートで、業種・規模を問わず多くの企業様にご導入いただいています。データ入力・数値集計・帳票作成、Webサイトでのデータ取得やフォーム入力といった様々な定型業務を「すぐにそのまま」自動化できます。

参考：https://robooperator.jp/

ツール導入は単なるシステム置き換えではなく、業務フローや役割分担の見直しと併せて行うことで最大限の効果を発揮します。

効率化成功事例から学ぶ3つのポイント

効率化の取り組みは、単にツールを導入するだけでは成功しません。現場の課題に合った方法を選び、運用まで定着させることが重要です。ここでは、人事業務効率化に成功した事例から導き出せる3つのポイントを紹介します。

1. ペーパーレス化の成功事例

このケースでは、採用関連書類や労務手続きをすべて電子化し、ペーパーレス化を推進しました。以前は郵送や手渡しで行っていた書類のやり取りを、電子署名やオンライン申請に切り替えたことで、手続きにかかる時間が従来の半分以下に短縮されました。

この取り組みのポイントは、単に紙をなくすだけでなく、関連する業務フロー全体を見直し、電子化に適した形に再設計したことです。結果として、情報の検索性も向上し、監査対応にも迅速に対応できるようになりました。

2. RPA導入による工数削減事例

このケースでは、毎月の勤怠集計や給与計算の前処理をRPAで自動化しました。これにより、担当者が手作業で行っていた数時間分の作業がわずか数分で完了し、月間で数十時間の工数削減につながっています。

この事例で注目すべきは、RPA導入前に業務の標準化とマニュアル整備を行い、自動化の対象を明確にした点です。これにより、RPAが安定して稼働し、エラーや例外処理が最小限に抑えられました。

3. アウトソーシング活用事例

このケースでは、給与計算や社会保険手続きといった専門性の高い業務を専門業者に委託しました。これにより、人事担当者は採用戦略や人材育成など、より付加価値の高い業務に集中できるようになりました。

重要なのは、アウトソーシング先との情報共有体制をしっかり構築し、進捗や課題を定期的に確認する仕組みを設けたことです。これにより、外部委託でよくある「任せっぱなし」による品質低下を防ぎ、安定した運用が実現しました。

これらの事例に共通するのは、効率化の目的と手段を明確にし、現場への定着を重視していることです。

実践に向けたチェックリスト

人事業務の効率化を成功させるには、計画段階から運用までの各フェーズで押さえるべきポイントがあります。以下の5項目は、実行前の最終確認として活用できるチェックリストです。これらを満たしていれば、効率化の取り組みが現場で定着し、継続的な成果につながる可能性が高まります。

以下にチェックリストの詳細をまとめていますが、自社で活用する場合は以下をコピーしてご活用ください。

• 現状分析は完了しているか
• ROI（投資対効果）の試算はあるか
• ツール選定基準が明確か
• 運用体制が整っているか
• 改善サイクルを回せる仕組みがあるか

現状分析は完了しているか

改善対象を明確にするために、業務フローの可視化や課題の洗い出しを行ったかを確認します。曖昧なまま進めると、優先度の低い領域にリソースを割いてしまい、成果が出にくくなります。

ROI（投資対効果）の試算はあるか

ツール導入や外部委託などの施策に対して、どの程度の工数削減やコスト削減が見込めるかを事前に数値化しておくことが重要です。ROIを試算することで、経営層や関係部署からの承認も得やすくなります。

ツール選定基準が明確か

複数の選択肢がある場合は、価格、機能、拡張性、サポート体制などの評価基準を設定します。導入後に「思っていた機能がない」という事態を防ぐためにも、比較表などで可視化して選定することが有効です。

運用体制が整っているか

新しい仕組みやツールは、運用担当者や管理者が明確でなければ定着しません。担当範囲や責任者を事前に決め、必要に応じて研修やマニュアル作成を行い、スムーズな立ち上げを目指します。

改善サイクルを回せる仕組みがあるか

ツール導入して終わりではなく、定期的に効果を測定し、課題を洗い出して改善するPDCAサイクルを回せる体制が重要です。指標や評価のタイミングをあらかじめ設定しておくと、継続的な改善が可能になります。

このチェックリストを活用すれば、効率化の計画が机上の空論で終わらず、実行と定着の両立が図れます。

まとめ

人事業務の効率化は、単なる作業時間の短縮ではなく、組織全体の生産性向上や競争力強化につながる戦略的な取り組みです。本記事では、効率化が求められる背景から、優先的に取り組むべき業務領域、実践的な5ステップ、DXの活用法、ツール選定のポイント、成功事例、そして実践前のチェックリストまでを網羅して解説しました。

重要なのは、現状把握 → 優先度設定 → 適切な施策の選定 → 計画的な実行 → 効果検証と改善という流れを確実に回すことです。特に、クラウド化・RPA・AI活用などのデジタル技術は、業務効率化と同時に人事部門の役割をより戦略的な領域へ押し上げる大きな力になります。

まずは小さな一歩から始めましょう。継続的な改善サイクルを回しながら、人事部門を企業成長の推進力へと変えていきましょう。